۵ نکته  که درجلسات و ملاقات های کاری آنها رارعایت کنید.

1- شرکت در جلسات کاری: یاداشت برداری

خیلی وقتها در جلسات ما این مشکل را داریم که بعضی سوالات و پیشنهادات را ممکن است فراموش کنیم راه کار این مشکل چیست؟

ما می توانیم یک خودکار و کاغذ همیشه جلوی دستمان باشد و برای ما سوالی پیش بیاد و یا  ما ممکن است بیشنهادی داشته باشیم به صورت تیتروار آنها یاداشت کنیم و در زمان مناسب از رییس جلسه و استاد بخواهیم که دیدگاهای خودمان و یا نه جواب های خودمان رامطرح کنیم بعضی دوستان از دستگاهای ضبط صدا استفاده می کنند که اگر قرار است از این دستگاه ها استفاده کنیم حتماً از حضار اجازه بگیریم و این یاداشت برداری باعث می شود که ما فرستی برای فکر کردن داشته باشیم. خوبی دیگری که یاداشت برداری داردبه ما آسوده خاطر را می دهد که هیچ نکته یا سوالی را بدون پاسخ نگذاریم.

2-شرکت در جلسات کاری: اگر با موضوعی مخالف هستیم…

اگر با موضوعی مخالف هستیم، مخالفت خود را سریع مطرح نکنیم شاید با کسب اطلاعات بیشتر ما قانع شدیم و خوب است که از طرف مقابل بخواهیم که برای ما بیشتر توضیح بدهد و اگر قانع نشدیم حالا وقت ان است که مخالفت خودمان را مطرح کنیم اما به چه شکل؟ با یک دلیل قانع کننده یعنی بگوییم که ما به این دلیل با موضوع شما مخالف هستیم.

3- شرکت در جلسات و کارهای ممنوعه!

در گوشی صحبت کردن و اشاره کردن با دست و یا خیلی آهسته صحبت کردن که همه حضار نشنوند. این پیام راداریم می رسانیم که ما یکسری از اطلاعات را می خواهیم به یک تعداد از حضار برسانیم که نمی خواهیم همه متوجه شوند این محافظ کاری در بدترین نوع خودش می تواند باشد و افراد در این جور مواقع معمولا منفی بافی می کنند تا اینکه مثبت نگری داشته باشند این شرایط که به وجود میاد چه خوب است اگر قرار است موضوعی مطرح شود از محافظ کاری و پنهان کاری در جلسات جلوگیری کنیم واین نوع صحبت ها را به بعد از جلسه موکول کنیم و یا  یکسری از کارهای دیگر که می توانیم نظم جلسات را بهم بزند مثلا بازی کردن با کاغذ که خودش صدا دارد با خودکار بازی کردن یا تکان دادن پاها اینها همه باعث به هم ریختن نظم جلسه می شود.

4- شرکت در جلسات را به موقع اطلاع بدهیم!

اگر قرار است ما زود یا دیر به جلسه برسیم حتما به برگزار کننده گان اجرایی جلسه حتماً این موضوع را اطلاع دهیم و اگر قرار است این موضوع اطلاع داده شود نگذاریم دقایقی مانده به شروع جلسه اطلاع دهیم بهتر است که خیلی قبل تر از ان اطلاع داده بشود و همچنین زود رسیدن هم به اندازه دیر رسیدن می تواند نا خو شایند باشد البته این موضوع در کشور ما خیلی کمرنگ است و ما معمولا دیر می رسیم ویا اصلا به جلسات نمی رسیم تا اینکه بخواهیم خیلی زود برسیم به چند دلیل نباید زود برسیم یکسری از هماهنگی هایی که مسئولان جلسه و همچنین رئیس جلسه با همکاران خودش می تواند داشته باشد را ممکن است قبل از جلسه بگذارد و اگر قرار است ما زود برسیم ممکن است یک مقداری مؤذب باشند جلوی ما ان موضوعات را مطرح کنند بهتر است خیلی زود به جلسات نرسیم و اگر قرار است جلسه کاملاً لغو شود از سمت ما که بعنوان شرکت کننده یا از طرف برگزار کننده هستیم این موضوع را از روزهای قبل مطرح کنیم و نگذاریم دقیقاً روز جلسه گفته شود.

5-  در جلسات کجا بنشینیم؟

در جلسات بالاترین و ابتدائی ترین صندلی ها معمولاً برای بزرگتر ها، مقام اول،رئیس جلسه و یا مدیر یک سازمان و یا شرکت هست و در سمت راست و چپ ان معمولاً معاونین و مشاورین و یا کسانی که بیشترین تاًثیر را در جلسه دارند برای این افراد در نظر می گیرند و اگر دیر رسیدیم حتماً نزدیکترین صندلی را برای خودمان در نظر بگیریم و اگر ما برگزار کننده هستیم و قرار است وسط جلسه رفت وآمد داشته باشیم بهتر است نزدیکترین صندلی را به درب ورودی و خروجی را انتخاب کنیم که باعث مزاحمت و سر و صدای کمتری شویم. نوشته :جابر مرتضایی

چگونه در جلسات اداری سخنرانی کنیم؟

در یک سازمان هوانوردی مدرن که من قبلا خدمت میکردم سیستم جلسات (بریف brief) بدین صورت بود که قبل از یک جلسه رسمی ،جلسه ای برگزار و اعلان می نمودند که در فلان تاریخ جلسه اصلی می باشد. پس از برگزاری جلسه موصوف هم یک جلسه بنام دی بریف dibrief و نتیجه گیری از موضوعات مطروحه انجام می شد که در جای خود این سیستم پیشرفته اثر گزار بود حال بنظر من می توان این سیستم را در امور زندگی روزمره حتی کفتمانهای خانواده،محیط اجتماعی و… بکار برد.

سخنرانی در جلسات اداری (بریف)با توجه به مقام ،جایگاه شما در آن جمع و سازمان ،اهمیت موضوع جلسه و کل مدت زمان برگزاری جلسه، که می تواند برای شما از لحاظ زمان و محتوا متغیر باشد خود یک سخنرانی محسوب شده و می تواند در جهت رسیدن و یا عدم آن نسبت به اهداف شما اثر گذاری خود را داشته باشد.

اغلب مطالب در جلسات اداری عموماً تحت عنوان سخنرانی های توجیهی و اطلاع رسانی شناخته می شوند. و چون دارای یکنواختی، نوآوری و اطلاعات جدیدی نیستند کسل کننده برای می باشند.

اما همین جلسات توجیهی از اصول پایه ای در کار ،تجارت و مواردی که مشمول اموال و جان به شمار می آیند. بنابراین در زمان ارائه ی چنین سخنرانی هایی می بایستی با دقت ،برنامه ریزی ،مطالعه،تحقیق و به نحوی مؤثر عمل کرد.

بدین منظور در مواردی را نیز بعنوان هدیه به پیشگاهتان تقدیم می داریم.

• قبل از ورود به جلسه چندین حرکت کششی انجام دهید.
• قبل و درحین جلسه با تنفس عمیق اکسیژن بیشتر به ریه هایتان منتقل نمایید. این عمل در کاهش استرس بسیار مفید است.
• سخنرانی خود را تا حد امکان کوتاه و پرمحتوا برنامه ریزی کنید. (بین ۳تا ده دقیقه) با توجه به توجه حضار ،ماهیت و موضوع جلسه. لزومی به ارائه‌ی تمام جزئیات نیست. فقط اطلاعات ضروری را ارائه دهید.
• صحبت های خود را قسمت بندی نمایید تا حضار پس از اتمام هر جزء بتوانند از شما سؤال کنند یا نظر دهند. مشارکت شرکت کنندگان در جلسه در بین سخنرانی شما باعث می گردد سطح اعتماد به نفستان افزایش و از لابه‌لای صحبت های آن ها مطالب مفیدی برای استفاده در سخنرانی خود بدست آورید.
• در صورت تمایل به استفاده از پاورپوینت تعداد اسلایدها را مدیرت و هرچه می توانید کمتر نمایید. تلاش کنید بیشتر مطالبان شفاهی باشد.
• با مقدمه ای کوتاه شروع کنید. سپس به موضوع اصلی برسید و اطلاعات را در اختیار حاضران قرار دهید.
• کیفیت سخنرانی شما به درستی اطلاعات ارائه تان بستگی داشته و در صورتی که نگران هستید، آن را به حاضران انتقال ندهید.
• جلسه توجیهی (بریف) اطلاع رسانی محدود به واقعیت ها است. عقاید و توصیه های شخصی خود را ارائه ندهید.
• دیگران  را سرزنش و نکوهش نکنید. مشکلات حوزه خود را به دوش سایرین نیندازید.
• برای رفع مسائل و مشکلات سازمان و حوزه خود دلائل منطقی و قابل پذیرش ارائه و برای حل آن ها حتماً راه حل مناسب پیشنهاد ویا از همکاران کمک بگیرید.
• بهتر است جهت مطرح کردن مشکلات از کلمه و واژه مسائل و برای بیان راه حل ها از کلمه اقدامات استفاده نمایید. مدیران سازمان ها معمولاً  واژه مشکل را دوست ندارند و اینطور احساس می کنند که شما با مطرح کردن این مشکلات قصد تخریب عملکرد آن ها را دارید.
• برای بیان اقدامات و مسائل در شروع یا بدنه سخنرانی استفاده نمایید. در شروع بهتر است تعداد کمی از موارد با ضریب اهمیت کمتر مطرح و در امتداد می توانید مسائل ، اقدامات بیشتر و مهمتری را مطرح نمایید.
• سخنرانی شما باید با استفاده از مثال هایی که از نکات ارائه شده پشتبانی می کند، جالب تر و آگاهانه تر خواهد شد.
• از کاربرد اصطلاحاتی مانند اما،اگر ،شاید، امکان، به احتمال زیاد و غیره دوری کنید. زیرا در بین حضار ایجاد شک و ، فقدان اطمینان و عدم اعتمادبه نفس است. ارائه مطمئن و شفاف، اهمیت اطلاعات را بیشتر می کند.
• آماده پاسخگوئی به سؤال ها باشید. از قبل آن ها پیش بینی کنید و سؤالات احتمالی را حدس بزنید و برای آن ها پاسخ مناسب همراه داشته باشید.
• در آخر حتما سناریو سخنرانی را بارها تمرین نمایید.