یک هیات مدیره در کلان یک مجتمع بزرگ باید چه اهدف و چه برنامه هایی داشته باشد؟
یک هیات مدیره در کلان یک مجتمع بزرگ مسکونی ، تجاری ، سازمان ، گروه و… باید چند هدف و چند برنامه را داشته باشد
- مرحله اول هدف گذاری:
اگر بر مبنای هدف گذاری برنامه ریزی نمایند و سپس اهداف را مرحله به مرحله ، فاز به فاز جلو برند و نیز هنگام ادامه روند رو به جلو برنامه، کنترل های لازم را حین پیشبرد انجام نمایند قطعا در ادامه این مسیر حس ششم تان نیز به کمک می آید که می توانید برخی مسائل را علاوه براینکه از روی پرسش ، پاسخ ، نمودار و گزارشات می بینید شما را نیز آگاه تر وبه حل مسئله نزدیک تر کند .
اولین موضوع مهم قضیه برنامه ریزی عبارتند از :
چه امکانات و چیزهایی نیاز داریم؟
چه منابعی نیاز داریم ؟
چه کارهایی باید انجام دهیم؟
منابع ما ( مالی ، انسانی) شامل چه چیز هایی است ؟
چه مسائلی را می بایستی در طول برنامه حساب کنیم ؟ ( ممکن است مشارکتی انجام دهیم ،ممکن است این مشارکت در گرفتن منابع پولی و مالی و یا گرفتن نفرات متخصص از طرفی دیگر باشد) .
در پلان برنامه ریزی مان چه مواردی را بایستی داشته باشیم .
اگر قرار است این برنامه در حین اجرا دچار تغییراتی شود ( بطور مثال قوانینی تصویب بشود ویا اتفاقات . رخدادهایی صورت و یا حادث شود که شاید پروژه ما را تغییر بدهد. مثلا چند تن از نیروهای ما بخواهد ما را ترک کنند ویا یک شریک جدید وارد مجموعه ما بشود .) اینها تغییراتی است که ما باید خود را یرای ان آماده کنیم . در کنار این مسائل باید کاملا هوشیار و هوشمندانه عمل نماییم.
- مرحله دوم فاز بندی و اجرای برنامه :
قبل از اینکه ما وارد بحث دوم شویم در گروه های تیمی مانند هیات های مدیره بهتر است رئیس هیات مدیره اعضاء هیات را متناسب با تجربیات و آموزه هایشان در قسمت ها و حیطه های مختلف تقسیم بندی و مسئولیت هایی واگذار نماید مثلا فردی در حیطه ساخت وساز ، حسابدار، تاسیسات ، اداری و….
بعد از برنامه ریزی ما فاز های مختلف پیشرفت را در نظر گرفته آنر اجرا می کنیم . مثال اگر برنامه دارای ۳ فاز است فاز اول این است که ما دوقسمت از آن را برنامه ریزی را اجرا کنیم. قبل از اینکه ما شروع کنیم باید با مدیران سطوح دوم ( اعضای هیات مدیره که قبلا به آنان تفویض اختیاراتی داده شده است) که در واقع مدیران ارشد ما هستند برنامه مان را به مشورت گذارده و پیرامون اهداف مان بحث و گفتگو نماییم تا انان اعمال نظر نموده و پیشنهادات و طرح هایشان را ابراز نمایند. این موارد شامل : بودجه بندی ، منابع انسانی ، موارد رسیدن به هدف ، نقطه نظر ها و… بعد اینکه با اعضاء مدیران مطرح کردیم ، برای مدیران مختلف تفویض اختیار می کنیم که هر مدیری چه قسمتی را باید پیش ببرد؟ چه کاری باید انجام بدهد؟ تا مدیر بتواند برنامه ها و اهداف تعیین شده را به کارکنان تحت اختیار و نظارت خودش انتقال دهد.در حین انجام این کار ما باید رئیس هیات مدیره نظارت و کنترل های لازم را انجام دهید که ایا برنامه ها بر اساس زمان بندی ، بر اساس پیش بینی که از طرح ، نقشه و بودجه بندی ما در نظر داشته ایم انجام می شود.
آیا روند حرکتی جلوتر از برنامه و یا عقب تر از برنامه هست ؟
در این حین باید طی جلسات ضروری برای کنترل این طرح ببینم اگر از برنامه عقب هستیم چرا هستیم ؟ دلائلش را متوجه شویم ؟ اگر ایراداتی در سیستم وجود دارد آنها شناسایی وسریع برطرف کنیم ؟
اگر از نظر دریافت مجوزها و مستندات مشکلی داریم باید بدنبال انها بوده ، ممکن است برنامه زمانبندی ما در حین که داریم کار را جلو می بریم تغییراتی داشته باشد به هر حال این کنترل ها و نظارت ها بدین جهت است که بتوانیم کاملا برنامه ها را تحت اختیار خود قرار دهیم .
- در نهایت ما به هدف مان می رسیم پس باید نتیجه گیری کنیم:
برای این هدف ما چقدر هزینه کردیم ؟
منابع انسانی ما چکار کرد؟
با در نظر گرفتن تمام اینها باید نظام تشویق را هم در کارنامه خودمان برای هدف مان داشته باشیم . کسانی که تلاش کردند باید حتما تشویق و کسانی که کمتر تلاش کردند باید علت تلاش کمترشان را پیدا بکنیم . آیا نسبت به سازمان خودشان ونسبت به این برنامه مقاومتی داشته اند ؟ ایا نسبت به مجموعه شان، عرق سازمانی و یا دلبستگی دارند ویا نه ؟
در واقع باید اینها را برسی و ارزیابی کنیم و ببینیم که نیروی انسانی،مالکین ، یا ساکنین ما اگر که در کنار پروژه ای که ما تعریف کرده ایم ، به هدف و برنامه ای که داشته ایم چرا نتوانسته با ما همکاری کند؟
چرا نتوانسته آن خروجی لازم ، بهره وری لازم و انگیزه را داشته باشد ؟
ما با برسی این مسائل راحت تر می توانیم برای اهداف آینده و برنامه های آتی ، حتی برنامه های جاریمان ، هواداران ، مشارکین ساکنین مجموعه و نیروی انسانی مان که در جایگاه مهم تیم مان هستند و ما بنوعی نماینده آنان هستیم برنامه هایمان و اهداف مان را در واقع کنترل و اصلاح کنیم . ممکن است آنان نیاز به اموزش داشته باشد ما باید حتما بایستی برنامه اموزشی داشته باشیم .
ممکن است آنها از نظر فرایند مادی دچار مشکل باشند ما باید این را برسی کنیم و راهکارهایی بیندیشیم .
شاید در بین کارکنا نمان نظام پرداخت دستمزدی ما ، نظام مناسبی نباشد .
شاید امکانات کافی نبوده و……
