چرا اطلاعات یک مجموعه مهم و پر اهمیت است
بیاموزید که چرا داده ها برای یک سازمان مهم است، چه کاری می توانید با آن انجام دهید و چگونه با این مورد در ارتباط هستید؟
اگر در خدمات پرسنلی مشغول بکار هستید شاید از آمار و ارقام یا ریاضی متنفر هستید، اصطلاحاتی مانند “داده ها”، “تجزیه و تحلیل کمی” یا “جدول محوری” ممکن است بزرگ به نظر برسد. بدانید! همه اینها ساخته و پرداخته افرادی مانند شما هستند داده ها لازم نیست پیچیده و سر در گم باشند. به بیان ساده، داده ها اطلاعات مفیدی هستند که برای حمایت از تصمیم گیری و استراتژی مجموعه یا سازمانی جمع آوری می شوند و مسئولین خصوصا مدیران با این داده ها می توانند تصمیمات اهمی را گرفته و دستوراتی را بر مبنای آنها صادر نمایند.
مبحث زیر دوازده دلیل برای مهم بودن داده ها و کارهایی که می توانید با آن انجام همپنین نحوه ارتباط آن با حوزه خدمات پرسنلی را به اشتراک می گذارد. شما می توانید «۱۲ دلیل برای اهمیت داده ها» را دانلود کنید تا نسخه های آن را با همکاران و سایر ذینفعان خود به اشتراک بگذارید.
۱- بهبود زندگی مردم
داده ها کمک می کنند تا کیفیت زندگی افرادی را که در یک مجموعه و یا سازمانی مشغول بکارند را بهتر و بنوعی از آنان حمایت می کند.
بهبود کیفیت در درجه اول یکی از دلایلی است که سازمان ها باید از داده ها و ارقام استفاده کنند. با اجازه دادن به شما برای اندازه گیری و اقدام، یک سیستم داده موثر می تواند سازمان شما را قادر سازد تا کیفیت زندگی افراد را بهبود بخشد.
۲- تصمیمات آگاهانه بگیرید
داده ها دانش و دانایی مستند هستند . داده های خوب شواهد غیرقابل انکاری را ارائه می دهند، در حالی که شواهد، فرضیات یا مشاهدات انتزاعی ممکن است منجر به اتلاف منابع به دلیل اقدام بر اساس نتیجه گیری و تصمیمات نادرست منجرشوند.
۳- از تبدیل شدن مسائل کوچک به کوه مشکلات لاینحل جلوگیری می کند.
داده ها به شما امکان نظارت و تسلط می دهد سلامت سرمایه های انسانی ، مالی و سیستم های مهم سازمان میدهد: با استفاده از داده ها برای نظارت بر کمیت و کیفیت، سازمان ها می توانید قبل از تبدیل شدن به بحران تمام عیار، به چالش ها پاسخ دهید. نظارت موثر بر کیفیت به شما این امکان را می دهد که به واکنش ها ، عکس العملی فعال دهید و از سازمان برای برقراری و حفظ آن بهترین شیوه ها در طول زمان حمایت کنید.
۴- نتایج مورد نظر خود را بدست آورید
داده ها به سازمان ها اجازه می دهد تا اثربخشی یک استراتژی معین را اندازه گیری کنید:
هنگامی که استراتژی هایی برای غلبه بر یک چالش در نظر گرفته می شوند، جمع آوری داده ها به شما این امکان را می دهد که تعیین کنید راه حل شما چقدر خوب موثر و عمل می کند و آیا رویکرد شما نیاز به تغییر فوری یا تغییر در دراز مدت دارد .
۵- راه حل هایی برای مشکلات پیدا می کنید
داده ها به سازمان ها اجازه می دهد تا علت مشکلات را به طور موثرتری مشخص و تعیین کنید. داده ها به سازمان ها اجازه می دهد تا روابط بین آنچه در مکان ها، بخش ها و سیستم های مختلف اتفاق می افتد را تجسم کنند. اگر تعداد خطاها افزایش یافته باشد، سوالاتی را مطرح می کنید ، آیا مشکلی مانند جابجایی کارکنان یا مکانی جای خالی متخصص ، ابزار و یا تجهیزات وجود دارد ؟
ممکن است دلیلی را تعیین یا نشان دهد؟
نگاه کردن به این نقاط داده در کنار هم به ما امکان می دهد نظریه های دقیق تری را توسعه دهیم و راه حل های موثرتری را ارائه دهیم.
۶- از استدلال های خود پشتیبانی کنید
برای مدیران داده ها یک جزء کلیدی برای حمایت از سیستم ها هستند. استفاده از داده ها به ارائه یک استدلال قوی برای تغییر ساختار،سیستم ها ،خصوصا سیستم های ناپایدار کمک می کند. یک مدیر موفق می گوید :چه اندازه از افزایش بودجه از منابع مالی مجموعه یا سازمان بهرمند است و چه برای تغییرات در مقررات حمایت از شرکت یا مجموعه می کند، نشان دادن استدلال خود از طریق استفاده از داده ها به آنان امکان می دهد و نشان می دهد که چرا تغییراتی مورد نیاز است.
۷- حدس و گمان ها را رها کنید
داده ها به شما کمک می کنند تا تصمیمات (خوب و بد) را برای مجموعه خود و ذینفعان ارائه و توضیح مناسب بدهید. نمودار پروژه ها،استراتژی ها و تصمیمات شما نتیجه ای را که پیش بینی و برآورد کرده اید را کنترل می کنید. می توانید مطمئن باشید که رویکرد خود را نه بر اساس حدسی یات، بلکه بر اساس داده های مناسب و مستندات توسعه داده اید.
۸- در رویکردهای خود استراتژیک باشید
داده ها کارای و بهره وری را افزایش می دهند. جمع آوری ، تجزیه ، تحلیل و ارزیابی موثر داده ها به شما این امکان را می دهد که الویت بندی مناسبی داشته باشید و منابع کمیاب را به جایی که بیشتر مورد نیاز هست را هدایت کنید. اگر افزایش حوادث غیر مترقبه و قابل توجه در یک منطقه خدماتی خاص مشاهده شود، این داده ها را می توان بیشتر کالبد شکافی کرد تا مشخص شود که میزان خسارات را بیشتر دریافت و حتی به علل آن و ضعف های موجود پی ببرید و یا اینکه قبل از وقوع پیشگیری نمایید و یا اینکه آیا این مشکل روندی افزایشی و رو به گستردگی دارد ! اگر موضوع منفی باشد، مراکز آموزش، کارکنان یا سایر منابع را می توان دقیقا در جایی که مورد نیاز است مستقر کرد ویا شاید نیاز به بازآموزی کارکنان باشد، برخلاف کل سیستم. داده ها همچنین سازمان ها را پویا و حمایت می کنند تا تعیین کنند کدام مناطق باید نسبت به سایرین اولویت داشته باشند.
۹- بدانید چه کاری را به خوبی انجام می دهید
داده ها به امکان می دهند حوزه های قدرت را در سراسر سازمان خود تقسیم و یا تکرار کنید. تجزیه و تحلیل داده ها از شما در شناسایی برنامه های با عملکرد بالا، مناطق خدماتی و افراد پشتیبانی می کند. هنگامی که افراد با عملکرد و شایستگی بالا را شناسایی کردید، می توانید آنها را برسی ، ارزیابی و موردمطالعه قرار دهید تا اهداف و استراتژی هایی را برای کمک به برنامه ها، مناطق خدماتی و افرادی که عملکرد پایینی دارند، توسعه دهید.
۱۰- همه چیز را پیگیری کنید
داده های خوب به سازمان ها اجازه می دهد تا خطوط پایه ، اولیه، معیارها و اهدافی را برای روند حرکت رو به جلو ایجاد کنند. از آنجایی که داده ها به شما امکان اندازه گیری می دهند، می توانید خطوط پایه را ایجاد و برقرار کنید، موضوعات و معیارها را پیدا کنید و اهداف عملکرد را مشخص نمایید. خط پایه همان چیزی است که یک منطقه خاص قبل از اجرای یک راه حل خاص به نظر می رسد. معیارها تعیین می کنند که دیگران در یک سازمان یا گروه جمعیتی مشابه، مانند داده های ملی معیارهای® پیامد شخصی، در کجا قرار دارند. جمع آوری داده ها و ثبت مستندات به سازمان شما این امکان را می دهد که اهدافی را برای عملکرد تعیین کرده و موفقیت های شما را پس از دستیابی به اوج خود برساند.
۱۱- از پول خود نهایت استفاده را ببرید
بودجه به طور فزاینده ای نتیجه و داده محور است. با تغییر از بودجه ای که مبتنی بر خدمات ارائه شده است به بودجه ای که بر اساس نتایج به دست آمده است، برای سازمان ها به طور فزاینده ای مهم است که عملکرد مبتنی بر شواهد را پیاده سازی کنند و سیستم هایی را برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها توسعه دهند.
۱۲- به منابع اطراف خود دسترسی پیدا کنید
مجموعه، گروه و یا سازمان شما احتمالا در حال حاضر بیشتر داده ها و تخصص های مورد نیاز برای شروع تجزیه و تحلیل را دارد. دفتر منابع انسانی شما احتمالا در حال حاضر داده های مربوط به سهامداران و کارکنان شما را ردیابی می کند. احتمالا قبلا داده های مربوط به حوادث را به یکی از بیمه های یا مشاوران خود ارائه یا گزارش می دهید. احتمالا حداقل یک نفر در سازمان خود دارید که تجربه اکسل را دارد. اما، اگر هیچ یک از این کارها را انجام ندهید، هنوز امیدی وجود دارد! منابع رایگان زیادی به صورت آنلاین وجود دارد که می تواند شما را شروع کند. یک جستجوی وب برای “نحوه تجزیه و تحلیل داده ها” یا “نحوه ایجاد نمودار در اکسل” انجام دهید.
