تفکر سیستمی

سیستم چیست؟

سیستم از تعامل چند جزء تشکیل می‌شود و زمانی می‌توانیم بگوییم سیستم به وجود آمده که حاصلِ کنار هم نشستن اجزا چیزی فراتر از آن اجزا را بسازد و ایجاد کند.

تعریف علمی سیستم

این است که یک مجموعه‌، دارای بخش‌های گوناگون با یک هدف مشترک است که این بخش‌ها به طور منظم کنار هم قرار گرفته‌اند و با یکدیگر در ارتباط هستند. نظم بین این بخش‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد و چنان چه این نظم از بین برود، دیگر سیستم وجود نخواهد داشت بنابراین خیلی مهم است که هرکدام از این اجزا دقیقاً در جای مناسب خودشان قرار بگیرند تا سیستم بازدهی خوبی داشته باشد.

 هدف از این تفکر .

استفاده از تفکر سیستمی که هدف آن صرفه‌جویی است، باعث می‌شود که ما تصمیم‌های کاری بهتری بگیریم یعنی کمترین  اتلاف وقت، کاهش هزینه ها و حفظ  منابع‌ که سازمان هم خود یک مجموعه بحساب می آید اما وقتی صحبت از تفکر سیستمی در مجتمع های مسکونی ،سازمان و بخشی می‌شود یعنی بخش‌های آن با هم تعامل دارند و به عبارتی مانند دانه های یک زنجیر وابسته به یکدیگر هستند و هر بخش کوچک ، خود شامل بخش‌های کوچک‌تر است.دراین میان بجهت یک مجتمع بلوک های ان، و درون هر بلوک واحد های آن تعریف می نماییم.

هدف اصلی تفکر سیستمی این است که تمام اولویت‌های بخش‌های مختلف (مانند مثال فوق) مورد بررسی بیشترقرار گیرد و در حقیقت مانع به هم زدن تعادل و نظم شود؛ پس سیستم بدنبال اهداف تعیین شده بپیش می رود.. تعامل افراد و بخش‌های مختلف را مرتباً بهبود می‌بخشد به این صورت که وقتی یک مشکل یا رویداد شکل می‌گیرد، تمرکزمان را روی ساختاری که باعث شکل‌گیری آن شده است می‌گذاریم؛ چون فقط توجه کردن به رویداد مسئله‌ای را حل نمی‌کند و با تغییر ساختار ممکن است دیگر آن مشکل پیش نیاید.

رویکردهای سیستمی در مجتمع های مسکونی و تجاری

حرکت به سمت رویکرد سیستمی، نیازمند معماری عمیق و مجدد سیستم­‌های فوق الذکر است. عملا، لازم است برنامه های مجموعه و قابلیت های فردی افراد هیات مدیره را شناخت و پیشینه تکامل این سیستم‌ها تا شرایط کنونی را نیز در نظر گرفت. در نهایت، لازم است راه­­‌های فناوری جدید موجود و اینکه چطور این روش‌ها می­‌توانند به درستی بکار گرفته شوند تا به این رشد در حوزه خود برسیم، را با مطالعه ،تقسیم بندی نفرات، تعیین شرح تک تک افرادوظایف  را یادآوری کنیمکه رئیس هیات مدیره و بازرس نقش ارزنده ای را می توانند ایراد نمایند.

تفکر سیستمی می‌تواند به ما کمک کند تا تفکرات شکست خورده به سیستم‌های جدید توام با موفقیت را تغییرداده و درمورد برنامه ها و اهدافی صحبت کنیم که از مرزها و کل سیستم­‌ها فراتر می­‌روند.

• کمک به آموزش ساکنین دریک ساختمان و مجتمع مسکونی / تجاری می شود.
• انتظارات همه افراد به راحتی رفع می گردد.
• اتحاد و اعتماد در بین افراد ایجاد می شود.
• مجموعه قائم به فرد نیست بلکه یک تیم عمل کننده است و نه یک فرد.
• حقوق همه رعایت می شود.
• در کنار قوانین و مقررات ، امنیت و آرامش حاصل می شود.
• کمک می­‌کنند تا از دنیای سیستم­‌های متمرکز به بسترهایی بازحرکت کنیم.
• در یک مجتمع دیگر یک بلوک و یا ساختمان معنا ندارد بلکه یک مجتمع مطرح است.
• از بحث و جدل در خصوص  شارژ ماهانه ، بیلان ، برگزاری مجمع های عمومی و… گذر کرده و به هم ­تراز کردن مشوق‌ها به سوی ارزش و خروجی‌های حقیقی بپردازیم.
• از سازمان‌های راکدو ایستا به شبکه‌های پر نشاط و پویا حرکت کنیم.
• از رفتارهای واکنشی به پیشگیرانه تغییر کنیم.
• از حالت تمرکز بر روی کارهای پیش پا افتاده و بخش‌های کوچک به کلان فکر کنیم .
• خود بعنوان یک اگو مطرح در بین همنوعان و رقیبان مطرح شویم.
• با شیوه های بالا بردن روحیه رفاه در بین افراد آنان را بسوی سلامت اجتماعی هدایت کنیم.
• از پیشنهادات همگان استقبال و خود را خادم آنان بدانیم نه رئیس آنان.

ایجاد برخی شیوه ها

• ایجاد شیوه های جدید قانونمندی و سبک زندگی مدرن .
• ایجاد شیوه خدمت به همنوعان با مراسمات و کمک های خیرانه.
• ایجاد و استفاده پتانسیل و نیروی انسانی ساکن در مشاغل داخلی مجتمع و محل.
• شیوه تفکر و طراحی دوباره با توجه به قوانین و اهداف نیازمندی های اولیه انسان.

• حرکت از رویکرد سیستم بسته به رویکرد بستری باز.
• حرکت از تمرکز بر مشکلات افراد بسوی رفع مشکل انان.
• حرکت از موسسات رسمی به شبکه­‌های خدمات غیر رسمی.
• حرکت از حالت پیشگیری کننده و تدریجی به پیشگیرانه و فراگیر.

 مزیت تفکر سیستمی

درحالی‌که مزایای زیادی برای دیدگاه سیستمی در امور وجود دارد، معایبی نیز وجود دارد. البته این بدین معنا نیست که کاری انجام نگیرد مثال ما در مدرسه ها نمره 20 بالاترین ولی نمره 10 هم قبولی به همراه دارد و همچنین نمره 7 با انضمام تک ماده فرد را به مرحله بالا تر ارتقاء می دهد.

منتقدان بر این باورند که این تنها یک رویکرد تئوری است و تعریف رابطه دقیق بین اجزای مختلف در یک سازمان واقعی دشوار است.

یکی از بزرگ‌ترین اشکالات این است که یک رویکرد سیستمی چقدر خاص است. وجود یک سیستم دقیق در بخش‌های مختلف غیرممکن است.

به همین دلیل، رویکرد سیستمی یک مفهوم یکسان ارائه نمی‌دهد که بتواند برای همه انواع مجموعه ها و سازمان‌ها کار کند. بااین‌حال، تعدادی از مزایای استفاده از رویکرد سیستمی وجود دارد. با استفاده از این رویکرد، می‌توانید محیط فعالیت خود را کارآمدتر کنید و دیدگاهی جامع داشته باشید. علاوه بر این، این رویکرد ممکن است حتی بتواند با ساده کردن نیازهای کارکنان و عملیات گروه شما، در درازمدت علاوه بر بالا بردن امنیت ، فرهنگ اجتماعی نیز ارزش افزوده مناسبی برای افراد داشته باشد.

مشکلات این تفکر

۱ . ممکن است با موانعی برخود به به شکست نزدیک باشد.

وقتی به همه‌چیز به‌عنوان یک سیستم نگاه می‌کنید، شکست‌خورده نیستید لیکن این فقط سیستمی است که به‌طور موقت ازکارافتاده است، نه شما و گروه تان. برخی از چالش‌ها می‌توانند سرآمد و شروع خوبی باشند که درس‌هایی را می‌آموزند و منجر به تصمیم‌گیری صحیح در آینده می‌شوند.

۲. بهینه‌سازی

چگونه می‌خواهید یک مجموعه و یا شرکت موفق ایجاد کنید؟

برای بهبود فرآیندهای محیطی و کاری خودتان،ساکنین و کارکنان ذی ربط چه خواهید کرد؟

آیا به نظر می‌رسد که راه‌های شکست دادن مشکلات ، انتظارات بجا و بی جا ساکنین و رقبایتان کم شده است؟

اگر نمی‌دانید ساکنین و خدمه چگونه تعامل می‌کنند و سیستم چگونه کار می‌کند، نمی‌توانید فرآیندهای اعداف و برنامه های تان را بهینه کنید.

شما باید کل رفتار، فرهنگ ، مجموعه ، محیط و سیستم را بشناسید تا تغییراتی را برای ساده کردن مراحل مربوطه ایجاد کنید.

با استفاده از دیدگاه ، نگرش و تفکرسیستمی، می‌توانید مراحل غیرضروری را حذف کنید و راه‌های کوتاه مؤثری را پیدا کنید که می‌تواند در وقت وهزینه شما صرفه‌جویی کند.

۳. چشم‌انداز و نگاه سه‌بعدی

وقتی در یک بخش خاص کار می‌کنید، تمایل دارید راه‌حل‌های مشکلات را به روش خود ببینید. پس نیاز های خود را بشناسید.

به‌عنوان یک مدیر یا هیات مدیره ، نمی‌خواهید چنین تمرکز محدود و ویژه‌ای روی حل‌ وفصل مسائل داشته باشید، زیرا به ‌ندرت به تلاش‌های مشابهی برای حل آن‌ها نیاز دارند. در عوض، شما باید یک قدم به عقب بردارید و به کل واقعیت نگاه کنید و درک فرا رشته‌ای از سیستم به دست آورید. این دیدگاه کل‌نگر کمک می‌کند تا خلاقیت خود و خلاقیت جمعی را باز و فعال تر کنید و راه‌های جدیدی برای دستیابی به اهداف خود بیابید. محل‌ها و محیط هایی وجود دارد که افراد از بخش‌های مختلف دائماً با یکدیگر برخورد می‌کنند. طراحان این واحدها ،ساختمان‌ها را ساخته‌اند تا ارتباطات بین بخشی را افزایش دهند و باعث ایجاد آرامشی شوند که منجر به راه‌حل‌های غیرعادی می‌شود.

با رویکرد سیستمی، متوجه می‌شوید که همه چیز به‌صورت پویا به هم مرتبط است. هر فردی برای رسیدن به موفقیت به همکاران خود نیاز دارد.

سبک تفکر سیستمی ابزارهایی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا ارتباط متقابل، خلاقیت و بهره‌وری را در محل کار خود ادغام کنید.

۵. ایجاد انگیزه وعشق به رفع مشکلات

بیشتر اوقات، مدیران فعالانه برای جلوگیری از مشکلات و چالش ها تلاش می‌کنند. درحالی‌که احتمالاً باید برای به حداقل رساندن عوارض منفی یا مسائل مربوط به کار گروهی در میان گروه خود تلاش کنید، برخی از مشکلات ارزش پیگیری با جزئیات بیشتری را دارند. حل یک مشکل مبهم و یا پیچیده می‌تواند راه بهتری برای انجام یک مهم، یک نوآوری جدید یا رویکردی کاملاً متفاوت به زندگی به گروه بدهد. به‌جای اجتناب از پیچیدگی، یک رویکرد سیستمی به شما کمک می‌کند مشکلات را به‌عنوان فرصت‌های هیجان‌انگیز ببینید. این مشکلات راه‌های بالقوه‌ای برای نوآوری و توسعه خلاقیت شما ارائه می‌دهند. به ‌جای دوری از مسائل دشوار، هیات مدیره با کمک سهامداران یعنی مالکین و ساکنین به حل‌کننده‌های فعال مشکل تبدیل ‌شوید.

اتخاذ یک رویکرد سیستمی در مجموعه و محل فعالیت و حتی در خانه

مهم نیست که در چه مکان بزرگ یا کوچک باشید، قطعا ان محیط شامل چندین سیستم است که برای رسیدن به اهداف شما باهم کار می‌کنند.

وقتی فقط جزئیات کوچک و یا به بخشی از مشکل رسیدگی می‌کنید، احتمالاً هرگز راه‌حل بلندمدتی پیدا نخواهید کرد. با نگاه کردن به پویایی‌های به‌هم‌پیوسته سیستم، می‌توانید راه بهتری برای انجام مشکل اصلی و اساسی کشف کنید. تفکر سیستمی می‌تواند به شما کمک کند محلی و محیطی را در هر جای دیگری تغییر دهید. اگر رویکرد سیستمی را در اطراف محیط خود به کار بگیرید، پیشرف تان حتی در کسب و کار بهتر و کارآمدتر می‌تواند در گوشه و کنار باشد.

اصول تفکر سیستمی

تفکر ترکيبي

گفتیم ويژگيهاي مهم يک سيستم از تعامل بين اجزاء آن بوجود مي آيد نه از فعاليت جداگانه آنها . بنابراين وقتي سيستم را تجزيه مي کنيم ، ويژگيهاي مهم خود را از دست مي دهد . بنابراين سيستم، يک کل است که با تحليل قابل درک نيست .
سه گام تفکر ترکيبي :

الف) وقتي مي خواهيد موضوعي را بررسي کنيد ، ابتدا سيستم کلي که دربرگيرنده موضوع فوق ( يک کليت) برسی کنید.

ب) رفتار و ويژگي هاي سيستم کلي را بررسي نماييد

پ) رفتار يا ويژگي هاي موضوع مورد مطالعه را با توجه به نقشها (roles) يا کارکردهاي (functions) آن در سيستم کلي توضيح دهيد .

اصل تضاد
الف) اجزاء سيستم را بايد بگونه اي طراحي کرد که با يکديگر منطبق، هماهنگ با یکدیگر بطور موثر و کارا عمل کنند      .تعامل بين اجزاء سيستم بدرستي انجام گیرد.

ب)در تقسيم بندي وظایف گروهی و ارائه شرح وظایف.

پ)سیستم اداری (هرچند کوچک)تشکيلات سازماني

معمولاً چهار فعاليت اصلي بوجود مي آید :

تعمیر و نگهداری ، حفظ اموال و داریی ها، ایجاد ببنگاه ها و کارهای درآمد زا ، توليد ، فروش ( و بازاريابي) ، مالي ، کارکنان ، توسعه ،  بهره وری  ، استفاده از پتانسیل ها ( داخل و خارج مجموعه) و….
گاها در عمل معمولاً يکي از مديران یا افراد از ديگران قويتر است يا به عللي به مديرعامل نزديک و اين فرد راه حل سيستم فرعي خود را به بقيه تحميل مي کند . در اين صورت ، سودي که از اين طريق بدست مي آيد ، بيش از اندازه با ضرري که قسمتهاي ديگر بايد تحمل کنند ، از بين مي رود . در اکثر مواقع مدير عامل از بين يکي از افراد انتخاب مي گردد و فاقد تجربه و اطلاعات لازم درباره کل سيستم است و هیات مديره را از نظر و وظیفه خود  بی حرکت میدارد .  پس دیگر سیستم فعال نیست و در صورت وقوع شرایط نا خرسند می بایستی هیات موسسان قدم به جلو گذارد و یک مجمع عمومی دیگر بر پا نمود.