مهارتهای تصمیم گیری و مشکل یابی در مجتمع های مسکونی
مدیریت در یک مجموعه ، ساختمان مسکونی یا تجاری چیست ؟
فرایند بکارگیری مؤثر و کارآمد از قوانین، منابع مادی و انسانی ( ساکنین ، کارکنان و مالکین)به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بر اساس وظایف ، برنامه ریزی ، سازماندهی ، حفظ اموال ، هدایت و کنترل مجموعه را مدیریت می نامند.
هیات مدیره:
متشکل گروهی از افراد که در مجمع عمومی مالکین با حداکثر آراء منتخب شده اند.
مدیر عامل و یا مدیر اجرایی:
فردی که از طرف هیات مدیره به جهت اجرای قوانین ، ایین نامه های اجرای مربوطه ، مصوبات مجمع عمومی و یا هیات مدیره و اساسنامه بکار گمارده شده است.
مجمع عمومی :
گردهم آیی مالکین و یا نماینده آنان بجهت تعیین تکلیف یک مجتمع، ساختمان و … می باشد
ساختمان مسکونی چیست؟
ساختمان، در درجه اول ایجاد سرپناه در کنار امنیت برای ساکنین است. اهداف دیگر آن، حفاظت در برابر شرایط بدی جوی، ایمنی، فضایی برای آسایش ، آرامش، حفظ حریم خصوصی و همچنین برای نگهداری وسایل زندگی است.
مجتمع مسکونی چیست؟
واحدهای آپارتمان و مجتمع مسکونی از لحاظ ویژگی‌های فیزیکی و ظاهری با هم فرقی ندارند. تفاوت آنها در “نوع مالکیت” می باشد. واحدهای آپارتمانی ( Apartment) در یک مجتمع در مالکیت یک شخص یا سازمان می باشند که این واحدها به مشترکین و سرمایه گذاران داده می شود.
مجتمع‌های مسکونی (Condo ) در مالکیت اشخاص می باشند و معمولا هیات مدیره مالکان محلی با بنا به قانون تملک اپارتمانها مصوبه اسفند ماه 1344 با همکاری و هماهنگی با دریافت مبلغی ماهیانه بعنوان شارژ از مالکان و ساکنین , مجموعه را اداره میکنند .
وجوه مشترک مجتمع مسکونی با یک سازمان:
1– هدف
2- برنامه
3- منابع
4- مدیر و یا هیات مدیره
مهارتهای مورد نیاز اعضای هیات مدیره:
- مهارتهای گروهی و سازمانی
- مهارتهای فنی
- مهارتهای نیروی انسانی
- مهارتهای ادراکی
مهارتهای فنی: این مهارتها به معنی توانایی به کار بردن ابزارها ، شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینه تخصصی در رابطه با مجتمع می باشد.
مهارتهای انسانی : این مهارتها به هیات مدیره امکان می دهند تا با ساکنین ، کارکنان و سازمانها (مانند : شهرداری، نیروی انتظامی ، متخصصین و… ) در کنار آنها و بطور موثر با آنها کار و همکاری نماید.
مهارتهای ادراکی: توانایی هیات مدیره در هماهنگ نمودن ، یکپارچه کردن فعالیت ها ، استفاده از پتانسیل ها و منابع موجود.
وظایف عمده هیات مدیره :
- برنامه ریزی :
تعریف اهداف برنامه ریزی شده و تعیین راهبرد تحقق این اهداف است.
- سازماندهی :
عبارت است از تعیین وظایفی که باید هر کدام اعضای هیات مدیره و کارکنان در مجموعه اجراء شوند ، مشخص کردن شرح وظایف و افرادی که باید آن وظایف را انجام دهند و همچنین تعیین اینکه چه کسی به چه کسی گزارش می دهد.
- هدایت(رهبری):
نفوذ و تأثیر در مالکین، ساکنین و کارکنان به منظور هماهنگ کردن کار افراد و تحقق اهداف و برنامه هایی که در مجمع عمومی مصوب شده است.
- کنترل:
عبارت است از مقایسه عملکرد انجام شده( واقعی ) با عملکرد پیش بینی شده به منظور تعیین انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی.
- ارزیابی:
بصورت ماهانه ، سالیانه اموال و افراد ( کارکنان و…)و ثبت آن .
نقش هیات مدیره:
عبارت است از رفتار مورد انتظار از هیات مدیره و مدیر عامل نسبت به مقام و پستی را که اشغال کرده اند.
انواع نقش های هیات مدیره و مدیران:
- ارتباطی این نقش شامل تشریفاتی ، کنترل، مدیریت ،رهبری و رابط می باشد.
- اطلاعاتی این نقش شامل ارزیاب، توزیع کننده و سخنگو می باشد.
- تصمیم گیری این نقش شامل نوآوری ،حفظ اموال ، ایجاد رفاه و آرامش ،آشوب زدایی، تخصیص دهنده منابع و مذاکره کننده میباشد.
ارتباط: انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده همراه با ادراک و دریافت کامل.
تصمیم گیری
همه انسانها روزانه با موقعیت های مختلفی برای تصمیم گیری مواجه اند . موقعیت تصمیم ممکن است مسائل روزمره ای مثل انتخاب بین مطالعه ، تفریح ، سرگرمی و یا اینکه مربوط به مسائل مهم تری باشد . تصمیم گیری رکن اساسی کلیه وظایف و فعالیت های مدیریتی به شمار می آید زیرا هر مدیری برای اجرای هر یک از وظایف خود همواره با مواردی مواجه می شود که نیاز به اخذ تصمیم دارد.
تصمیم گیری :
انتخاب بهترین راه از بین راه های امکان پذیر، اساس و پایه تصمیم گیری ، اطلاعات است
منظور ازمشکلات ،مسائل و چالش ها:
چیزهایی است که مانع رسیدن مجموعه به اهدافش می شود . معمولاً وقتی موقعیت موجود با موقعیت مورد علاقه و انتظار مالکین و ساکنین تفاوت داشته باشد مسئله پیش می آید.
تشریح انواع مسائل:
- مسائل آشنا یا خوش ساختار :
بعضی مشکلات که اتفاق می افتد بسیار آشنا، آسان و بدون پیچ و خم هستند ، هدف تصمیم گیری درباره آنها روشن ، اطلاعات درباره این مسائل کامل و به آسانی قابل دسترس افراد هوشمند هستند.
- مسائل گنگ یا بدساختار
اما بعضی از مسائل جدید ، غیر معمول و اطلاعات درباره آنها مبهم و ناکافی است .
انواع تصمیمات
- تصمیم های برنامه ریزی شده : وقتی موقعیتی غالباً اتفاق می افتد و یا این موقعیت خوش ساختار و منظم است مدیر تصمیمی برنامه ریزی شده اتخاذ می کند
تصمیم های برنامه ریزی شده چطور اتخاذ می شوند:
این تصمیمات بر اساس روشها، قوانین و یا خط مشی های نوشته شده و یا نوشته نشده در موقعیت های تکراری اتخاذ می شوند
نکته: تصمیم های برنامه ریزی شده آزادی ما را محدود می کنند زیرا مجموعه و یا سازمان به جای هیات مدیره تصمیم می گیرد با وجود اینگونه تصمیم ها وقت مدیران را برای پرداختن به مسائل بهتر آزاد می کند.
الگو و خط مشی :
الگو و راهنمای تصمیم گیری ها هستند که چهارچوب وسیعی را ایجاد می کند که هیات مدیره بایستی در محدوده آنها تصمیم های آتی را اتخاذ کند.
متد و روش ها:
روشها و متدها ، شیوه های مشخص یا گام های معینی را برای اجرای فعالیت های آینده تعیین می کنند و راهنمای عمل هستند.
قوانین:
اقدامات الزامی ویژه ای را بجهت امن بودن و ادامه راه معین می کنند.
- تصمیم های برنامه ریزی نشده :
این تصمیم ها با مسائل غیر معمول و استثنایی و بد ساختار قرار دارند اگر مسئله ای به اندازه کافی تکرار نشود که بتوان برای آن خط مشی ، یا دستورالعمل تعیین کرد یا آن قدر مهم باشد که به برخورد خاصی نیاز داشته باشد باید با تصمیم گیری برنامه ریزی نشده حل شود.
شرایط تصمیم گیری :
مدیران برای تصمیم گیری به اطلاعات نیاز دارند و به نسبت میزان و دقت اطلاعاتی که در دسترس دارند درجه ی اطمینان آنان به نتیجه ی تصمیم هایشان نوسان می یابد . چون تصمیم های مدیران در آینده اجرا می شود نمی توان نتایج آنها را بطور دقیق پیش بینی کرد زیرا شرایط ، موقعیت ها و حوادثی بر تصمیم ها اثر می گذارند که مدیران نمی توانند آنها را کنترل کنند.
شرایط و عوامل محیطی:
عوامل گوناگون موقعیت جغرافیای ، اقتصادی ، اجتماعی ، فرهنگی ،انتظارات، ادرک فردی، تکنولوژی و … مجموعه مسکونی و ساکنین که بر تصمیم های هیات مدیره اثر می گذارند و برای مدیران قابل پیش بینی نیستند شرایط محیطی نامیده می شوند .
با توجه به اطلاعاتی که از عوامل محیطی وجود دارد موقعیت مختلف تصمیم گیری بدین شرح است.
الف) اطمینان
ب) مخاطره( ریسک)
ج) عدم اطمینان
شرایط اطمینان:
در این شرایط هیات مدیره پیرامون یک مشکل از راه حل های جایگزین و نتایج احتمالی آن راه حل ها کاملاً آگاهی دارند بنابراین می توانند وقایع مؤثر بر آنها یا نتایج آنها را نظارت یا حداقل پیش بینی کنند . مانند سرقت از انباری ها و تجهیزات، ورود و خروج افراد و یا اثاثیه ، محل های ایجاد سود دهی، ایجاد محیط های رفاهی ، ورزشی و….
شرایط ریسک و مخاطره:
این شرایط زمانی وجود دارد که مدیر عامل و یا هیات مدیره مشکلی را می شناسد و اطلاعات کافی برای شناخت راه حل های ممکن در اختیار داشته و بر اساس این اطلاعات احتمال کسب نتیجه ی مطلوب از هر راه حل را تخمین می زند.
مثال: هیات مدیره می خواهد یک فروشگاه ، استخر، جاذبه های بیشتر و فراتر از اهداف یک مجتمع مسکونی در خود ایجاد نماید و یا تلاشی در بالا بردن سطح اموزش و مهارت ساکنین بنمایند که به میزان ساکنین جذب ساکن جدید و در آن به میزان سواد جمعی در مجموعه و و موقعیت جغرافیایی از نظر فرهنگی بستگی دارد با استفاده از کارشناسان و ماتریس های پیشنهادی بهترین راه حل را انتخاب کرد.
شرایط عدم اطمینان و اعتماد:
در شرایط عدم اطمینان مسائل و انواع راه حل های جایگزین معمولاً مبهم و گیج کننده هستند و به خوبی شناخته وقابل رویت نیستند.
عدم اطمینان برای مدیران و هیات مدیره ناشی از چه عواملی است؟
- هیات مدیره یا مدیران ممکن است با شرایط خارجی که تقریباً یا کاملاً خارج از کنترل آنهاست مواجه باشد.
- هیات مدیره یا مدیران ممکن است نتوانند که اطلاعات کلیدی درباره ی مسئله و چالش های مورد نظر دسترس پیدا کند.
در شرایط عدم اطمینان تصمیم گیرنده برای انتخاب راه حل مناسب از چه شیوه های استفاده می کند:
- بیشتر ،بیشترین:
در این شیوه بهترین نتیجه از بین بهترین نتایج راه های ممکن در شرایط محیطی مورد نظر انتخاب می شود این شیوه ی خوش بینانه است که در آن تصمیم گیرنده ( مدیر عامل،رئیس ، مشاور و…) و یا گیرندگان فرض می کند برای هر راه ممکن بهترین نتیجه حاصل می شود و او بهترین آنها را به عنوان تصمیم بر می گزیند. لازم به ذکر است تصمیم غلط گرفتن بهتر از تصمیم نگرفتن است.
- بیشترین ، حداقل ها:
در این شیوه با بدبینی اینطور فرض می شود که برای راه حل های ممکن بدترین نتیجه در شرایط محیطی مورد نظر حاصل خواهد شد و بنابراین باید به عنوان بهترین تصمیم بهترین را از میان بدترین ها انتخاب کرد.
- ارزش مورد انتظار با احتمال یکسان:
در این شیوه با توجه به اینکه هیچ گونه احتمالی برای شرایط محیطی قابل پیش بینی نیست و به علت نبود اطلاعات کافی احتمال برای وقوع شرایط مختلف یکسان فرض می شود و بر اساس ارزش مورد انتظار تصمیم گیری به عمل می آید.
تفاوت سوال با مسئله:
سوال چیست؟
- سوال بر اثر جهل و ندانستن ایجاد می شود.
- سوال پاسخگویی به آن با رجوع به افراد و یا منابع امکان پذیر است.
- سوال مجهولی است که فرد پاسخ آن را نمی داند.
مسئله:
– مسئله بر اثر دانستن کلیه اطلاعات موجود در یک زمینه ایجاد می شود.
– مسئله برای یافتن پاسخ آن مراجعه به افراد و یا منابع دیگر سودی ندارد.
– مسئله مجهولی است که فرد و یا جامعه علمی به آن نپرداخته و پاسخ را نمی داند.
بحران:
عبارت است از پیش آمدن حادثه ای ناگهانی مانند حوادث غیر مترقبه،سیل ، آتش سوزی، ورشکستگی و سایر موارد ی که به تصمیم گیری فوری نیاز دارد.
- هدفهای عالی و حیاتی تصمیم گیرنده را تهدید می کند.
- زمان واکنش را برای اتخاذ تصمیم محدود می کند.
- بحران عناصر و عوامل تصمیم گیرنده را با بروز ناگهانی خود غافل گیر می کند.
عوامل مهمی که در تعریف و تشخیص بحران از دیدگاه روش تصمیم گیری نقش عمده دارند عبارتند از :
الف) تهدید 
ب) زمان
ج) غافل گیری
ماهیت تصمیم گیری در شرایط بحرانی با چه مسائلی در ارتباط است ؟
- اطلاعات تحریف می شود.
- از توان ذهنی و شعوری تصمیم گیرنده کاسته می شود.
- موجب آشفتگی و اختلال در تصمیم گیری گروهی می شود.
- اجبار به اطاعت از دستورات و مقررات موجب تشدید بحران می شود.
- عدم آمادگی برای تصمیم گیری در شرایط بحرانی بروز می کند.
علائم ظهور مسئله و چالش در یک مجتمع مسکونی ؟
- ناتوانی و بی کفایتی هیات مدیره.
- تفرقه و طنش در بین اعضا هیات مدیره.
- تک روی و یا خبر چینی یک از اعضا هیات مدیره.
- عدم توجه به مقررات کشوری، این نامه های اجرایی ،اساسنامه ،مصوبات و…
- عدم همکاری ساکنین و شرکاء.
- نبودن بودجه های کافی.
- وقتی که شکایت ساکنین از نوع خدمت رسانی زیاد شود.
- آمار استقبال و هواداران از خدمات ارائه و انجام شده افزایش یا کاهش یابد.
- زمان رسیدن به اهداف طولانی تر از حد معمول شود.
- هزینه های پیش بینی شده برای انجام برنامه ای کافی نباشد.
- قیمت مادی یا ارزش افزوده واحد های مسکونی در اثر یا عملکرد هیات مدیره کاهش یابد.
مسئله یابی:
فرایند شناسایی مسائل و تعریف و الویت بندی آنها را مسئله یابی می گویند.
فرایند مسئله یابی:
به فعالیتهای گسترده ای که بمنظور یافتن و اجرای راه حل برای اصلاح یک وضعیت نا مطلوب و نا بسامان انجام می شود فرایند حل مسئله می گویند.
برای آگاهی از وجود مسئله از چه روشهایی استفاده می شود:
- روش رسمی
- روش غیر رسمی
مسئله یابی رسمی:
در مجموعه روشهای رسمی مسئله یابی از یک رویه مستقیم و سه رویه های غیر مستقیم استفاده می شود
رویه مستقیم:
در رویه مستقیم مدیر و یا هیات مدیره خودشان از بروز اتفاقات زیر به وجود مسئله پی می برد:
- تغییر روش و روندهای قبلی.
- انحراف از برنامه تنظیم شده و در جریان.
- پیشی گرفتن بدگویان و رقبا.
رویه های غیر مستقیم مسئله یابی عبارتند از :
- مسئله یابی از طریق کارکنان
- مسئله یابی از طریق مافوق ها
- مسئله یابی از طریق ارباب رجوع یا مشتری
مسئله یابی غیر رسمی :
فرایند مسئله یابی غیر رسمی از بینش و نگرش شخصی افراد نشات می گیرد و مجاری ارتباطی غیر رسمی را به کار می گیرد.
عوامل موثر در حل مسأله:
- عوامل عقلایی :
عوامل قابل اندازه گیری از قبیل هزینه زمان و پیش بینی ها می باشد.
- عوامل روان شناختی:
مانند :شخصیت تصمیم گیرنده ، دانش ، توانایی ها ، تجربیات و ارزش ها.
- عوامل اجتماعی :
موافقت همراهان و دیگران به خصوص کسانی که تصمیم بر آنان تأثیر می گذارد.
- عوامل فرهنگی :
فرهنگ ها بر تصمیم فردی و یا گروهی در قالب هنجارهای مورد قبول جامعه رویه ها و ارزش ها تأثیر می گذارد.
حل مسئله:
- کمک و همراهی اعضای هیات مدیره ،تیمی از افراد ساکنین و کارکنان وظیفه شناس با تعیین شرح مسئولیت و وظایف مختلف از داخل مجموعه.
- تشکیل تیم پژوهش گران بیرون از مجموعه تا با برسی و ارزیابی شما را سنجیده و ارزیابی نمایند تا بتوانید موقعیت خود را بهتر بشناسید.
- رفتن و برسی نمودن سایر مجتمع ها در بکارگیری قوانین و راهکارها.
- مراجعه به هیات موسسان و دریافت نظر از انان.
- قرار دادن صندوق پیشنهادات وانتقادات در تمامی ساختمانها.
- استفاده از تمامی پتانسیل افراد متخصص داخل یا بیرون مجتمع(مشاور و…)
شرایط افراد منتخب برای حل مسئله
- استفاده از مالکین و ساکنین خود مجموعه.
- افراد آگاه و روشن به مسائل ، اهداف و وظایف مجتمع .
- صاحب نظر و واقع نگر بودن آن افراد.
- آگاه بودن افراد به برنامه ها ، نگرش و اهداف مجتمع.
سبک های شخصی و فردی حل مسئله:
مدل سبک حل مسئله چهار سبک متفاوت فردی را برای حل مسائل معرفی می نماید.
اساس مدل سبک مسئله بر چه مواردی قراردارد؟
- روش فکر کردن افراد :
برخی از افراد منطقی ، عقلایی فکر کرده و اطلاعات واصله را به صورت مرتبط مورد بررسی قرار می دهند(برخی از افراد به صورت شهود ی و خلاق فکر می کند).
- تحمل ابهام:
برخی از افراد نیاز زیادی احساس می نمایند تا اطلاعات صحیح را به صورتی فراهم آورند تا کمترین ابهام در آنها باشد در حالی که برخی دیگر می توانند در یک زمان چند اندیشه را به نتیجه برسانند (برخی از افراد به صورت شهود ی و خلاق فکر می کند).
- تحمل ابهام:
برخی از افراد با وسواس شدید اطلاعات صحیح را به صورتی فراهم می آورند تا کمترین ابهام در آنها باشد در حالی که برخی دیگر می توانند در یک زمان چند اندیشه را به نتیجه برسانند.
سبک های فردی حل مسئله عبارتند از :
1- امری
2- تحلیلی
3- مفهومی
4- رفتاری
سبک امری:
افرادی سبک امری را به کار می گیرند که تحمل ابهام کمتری داشته و روشهای عقلانی را پیگیری می نماید این سبک از حل مسئله سریع تر بوده و تصمیم گیران متوجه امور کوتاه مدت هستند.
سبک تحلیلی:
در سبک تحلیلی تحمل ابهام بیشتری نسبت به سبک امری وجود دارد مدیر و یا هیات مدیره های علاقمند به این سبک را می توان مدیران با دقت و توانا در تطبیق با شرایط نو دانست.
سبک مفهومی :
کسانی هستند که به دورنما توجه داشته ، مسائل را کلی دیده و گزینه های متعددی را در نظر می گیرد . این مدیران (هیات مدیره) برای استفاده از خلاقیت جهت حل مشکلات مناسبترین افراد هستند.
سبک رفتاری :
مدیر و یا هیات مدیره هایی هستند که با دیگران د عر سطح عالی کار می کنند و حاضر به قبول پیشنهادات دیگران هستند.
فرصت:
چیزی است که امکان دستیابی به اهداف را افزایش می دهد و زمینه جلو افتادن از برنامه ها ،اهداف و افزایش توان مجموعه و مجتمع را فراهم می کند.
درجه سختی و راحتی کار تصمیم گیری به عواملی زیر بستگی دارد.
1-اطلاعات
2- مبهم و نامعلوم
3- منابع کمیاب
4-عوامل روانی
هیات مدیره تصمیم گیر متشکل از چه افرادی باید باشد.
1-ذینفعان کلیدی
2-کار شناسان
3-مخالفان
مدل های تصمیم گیری.
1- کلاسیک و سنتی
2- اداری
مدل کلاسیک و سنتی:
الگوی است که از واقعیت گرفته شده است و روابط بین متغیر ها را نشان می دهد و می توان از آن برای پیش بینی در تصمیم گیری استفاده کرد.
مدل کلاسیک:
این مدل تصمیم گیری بر این فرض استوار است که نگرش مدیران عقلایی و عینی است و در نتیجه آنان همیشه تصمیم های را اتخاذ می کنند که به نفع مجتمع است در این مدل هیات مدیره با مسائل کاملاً مشخصی مواجه اند تمام مراحل عملی ممکن برای آن مسائل را می شناسند و از نتیجه آنها آگاهی دارند.
بر اساس مدل کلاسیک هیات مدیره باید چه موارد ی را رعایت کنند تا این مدل را در تصمیم گیری خود به کار گیرند:
1- اطلاعات کاملی در باره ی مسئله داشته باشند.
2- اهداف تصمیم گیری را به روشنی تعریف کنند.
3- کلیه راه حل ها را برای حل مسئله بشناسند.
4- کلیه اطلاعات درباره ی تمام راه حل ها و نتایج هر راه حل را جمع آوری کنند.
5- نتایج کلیه راه حل ها را بطور عقلایی ارزیابی کنند.
مراحل فرایند عقلایی تصمیم گیری را نام ببرید**
- جمع اوری اطلاعات.
- تعریف مسئله و چالش.
- پرورش اطلاعات و مسائل.
- جستجو راه حل و راهکارها .
- ارزیابی و برسی راه حل ها .
- اتخاذ تصمیم.
- اجرای تصمیم.
- ارزیابی نتایج و فراهم آوردن بازخورد.
تعریف مسئله:
تصمیم گیری در اصل فرایند ی برای حل چالش و مسئله ای است که مانع حصول به اهداف است به همین جهت هیات مدیره اول باید تشخیص دهند که آیا مسئله ای وجود دارد سپس به عوامل ایجاد کننده آن و روابط میان آنها توجه کنند.
پرورش ااطلاعات :
در این مورد هیات مدیره با دستور کار مسئله وارد شور و جلسه شده اند و موضوع را تحت زوایای متفاوت با دیدگاه های شخصی خود برسی می نمایند.
جستجوی راه حل ها:
در این مرحله هیات مدیره باید فهرستی از راه حل های ممکن را بدون آنکه قضاوتی در باره آنها داشته باشند تهیه کنند
ارزیابی راه حل ها:
در این مرحله احتمال وقوع نتایج هر یک از راه حل ها ارزیابی می شود برای این کار هیات مدیره ویژگی های هر یک از راه کارها را ارزیابی می کنند.
اتخاذ تصمیم:
بعد از ارزیابی راه حل ها هیات مدیره با انتخاب یک راهکار از میان راه حل های گوناگون تصمیم می گیرند آنان با سنجش و مقایسه میزان مخاطره و منافع هر راه حل بهترین آنها را انتخاب می کنند.
اجرای تصمیم:
یک تصمیم خوب وقتی می تواند موفق باشد که توسط کسانی که می خواهند آنرا اجراء کنند پذیرفته ، قابل اجرا و مورد حمایت قرارگیرد. یکی از راه های موثر برای جلب حمایت ساکنین و کارکنان در اجرای تصمیم فراهم کردن زمینه مشارکت آنان در فرایند تصمیم گیری است.
ارزیابی نتایج و فراهم آوردن بازخورد:
مرحله نهایی فرایند تصمیم گیری ارزیابی نتایج و فراهم کردن بازخورد درباره تصمیم و اجرای آن است.
مهارتهای تصمیم گیری
تصمیم گیری گروهی:
بسیاری از تصمیم های هیات مدیره به خصوص تصمیم های مهمی که تأثیری عمیق بر آرامش،آسودگی خیال ، رفتار و فعالیت مالکین ، ساکنین و کارکنان مجتمع دارد در جلسهات هیات مدیره اتخاذ می شود.
مزایای تصمیم گیری جمعی گروه هیات مدیره:
1- فراهم کردن اطلاعات بیشتر و کاملتر :
هیات مدیره بعنوان یک گروه به میزان بیشتری از تجربه ها ، اطلاعات و نظرات برای فرایند تصمیم گیری دسترسی دارد در حالی که یک فرد مانند رئیس هیات مدیره و یا مدیر عامل به تنهایی فاقد چنین اطلاعات و تجربه ای است.
- ایجاد راه حل های بیشتر:
چون گروه و تیم ها از عده ای نسبتاً زیادی تشکیل می شوند و اطلاعات وسیعی در اختیار دارند می توانند راه حل های بیشتری نسبت به یک فرد تعیین کنند.
- پذیرش بهتر یک راه حل:
بسیاری از تصمیم ها بعد از اتخاذ رد و مردود می شوند زیرا افراد حاضر به قبول راه حل ارائه شده نیستند اما اگر افرادی خودشان به راه حلی متمایل باشند و در تصمیم گیری مربوط به آن راه حل مشارکت داشته باشند به پذیرش تصمیم علاقمند هستند.
- افزایش مشروعیت:
تصمیم هایی که در گروه هیات مدیره اتخاذ می شوند با آرمانها ی دموکراتیک مطابقت دارد بنابراین نسبت به تصمیم های فردی از مشروعیت بیشتری برخوردار است.
معایب تصمیم گیری هیات مدیره ای و جمعی
1- صرف وقت : جمع کردن اعضای گروه نیاز به زمان و فراخوان دارد بعلاوه فعل و انفعالات داخلی گروه کارایی را کاهش می دهد.
2- تسلط اقلیت : اعضای یک هیات مدیره هرگز به طور کامل با هم مساوی نیستند آنان ممکن است از نظر سطح آگاهی، دانش سازمانی ،تجربه ، آگاهی نسبت به مسئله ،تأثیر گذاری بر سایر اعضاء ، مهارتهای کلامی و مانند آنها با هم تفاوت داشته باشند این تفاوتها برای یک یا چند تن از اعضای گروه فرصتی ایجاد می کند تا از امتیازهای خود برای تسلط بر سایر اعضای گروه استفاده کنند.
3- مسؤلیت مبهم: اعضای گروه در مسؤلیت مشارکت دارند اما چه کسی واقعاً مسؤل نتیجه نهایی مجموعه هیات مدیره ، رئیس ، مدیر عام و یا ساکنین هستند است.
فنون تصمیم گیری هیات مدیره ای و جمعی
- طوفان مغزی (بارش مغزی):
این مدل از مشهور ترین فنون برای ایجاد خلاقیت است زیرا مدل ساده ای است که فشارهای وارد برای هماهنگی در گروه را کاهش داده تا ایجاد راه حل های بدیع به تأخیر نیافتد.
- هدف روش طوفان مغزی :
هدف این نگرش بهبود حل مسئله با یافتن راه حل های جدید و غیر معمول است.
قوانین فن طوفان مغزی :
الف)هیچ ایده و عقیده ای مورد انتقاد قرار نمی گیرد .
ب) هرچقدر ایده و عقاید بنیادی تر باشند بهتر است .
پ) کمیت ارائه ایده و عقیده مورد تأکید است.
ت) اصلاح ایده و عقاید بوسیله دیگران مورد تایید و تشویق واقع می شود.
روش کار طوفان مغزی (بارش فکری):
در جلسات طوفان مغزی افراد هیات مدیره ، رئیس هیات مدیره به طور روشن و واضح مسئله را به گونه ای که کلیه اعضا هیات مدیره و حاضران در جلسه آن را درک کنند بیان و روشن می کند سپس افراد آزادند در زمان تعیین شده هر اندازه که می توانند راه حل ارائه دهند هیچ انتقادی مجاز نیست و کلیه راه حل ها برای بحث و تحلیل های بعدی حفظ ، ثبت و نگهداری می شوند.
- گروه اسمی:
در این روش اعضای هیات مدیره که در موضوع مورد نظر برای تصمیم گیری صاحب نظر و مجرب هستند در جلسه گرد هم می آیند ، ابتدا موضوع و مسئله ای که باید درباره آن تصمیم بگیرند مطرح می کنند بر خلاف جلسه ها ی متداول تصمیم گیری گروهی که افراد با هم به بحث و گفتگو می پردازند در این روش اعضای هیات مدیره در آغاز حق سخن گفتن با یکدیگر را ندارند و باید بطور مستقل نظرات خود را به صورت کتبی اعلام دارند پس از آن نظرات جمع آوری شده طبقه بندی می شوند و توسط دبیر هیات مدیره روی تابلو (وایت برد) در معرض دید حضار قرار می گیرد بدون ذکر نام پیشنهاد دهنده ، در این مرحله اعضا به بحث ، گفتگو ، نقد، ارزیابی و بررسی نظرات اعلام شده می پردازند پس نقاط قوت و ضعف آنها را مورد توجه قرار می دهند . در نهایت اعضای جلسه هیات مدیره با رای کتبی تصمیم گیری و راه حلی را که مصلحت می بینند انتخاب و ارائه می کنند.
- مدل آینده پژوهی و آینده نگری (تکنیک دلفی):
در این روش برای تصمیم گیری در یک مورد خاص هیات مدیره ، گروهی از مالکین و ساکنین صاحب نظر را انتخاب می کنند و نظرات آنها را با پرسش نامه ای جویا می شوند و سپس آن نظرات را طبقه بندی ، بررسی و ارزیابی می کنند و به آنها امتیاز می دهند بدین ترتیب راه حلی که امتیاز بیشتری را بدست آورده است بعنوان بهترین تصمیم جمعی انتخاب می کنند.
- ملاقاتهای الکترونیکی:
این روش را میتوان بصورت رسانه ای و گروهی در رسانه های اجتماعی مطرح نمود که بیشترین مزیت ان بجهت نظرات اعضای درحال مرخصی و یا مالکین است که در دسترس نیستند، را مطلع و از نظرات انان بهره مند شد.
مزایای اصلی ملاقات های الکترونیکی:
- مشارکت اکثریتی.
- محفوظ و ثبت در رسانه مربوطه .
- سرعت انتقال گفتگو.
- امکان مشارکت کردن همگان.
- امکان رای دادن ، کامنت گذاشتن و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات .
- ارتباط چند سویه.
- شکل‌گیری جماعت‌های آنلاین.
- توانایی برقراری ارتباط.
- در دسترس بودن
- عدم محدودیت جغرافیایی و مکانی.
ارزیابی میزان کارایی یک تصمیم هیات مدیره به کمک چه معیارهای سنجیده می گردد
- کیفیت عینی تصمیم:
با پاسخ به این پرسش معین می شود که برای اتخاذ این تصمیم هیات مدیره تا چه حد از فراگرد رسمی و منطقی اتخاذ تصمیم اعضا استفاده شده است.
- پذیرش تصمیم توسط مجریان آن:
اعضای هیات مدیره باید هنگام بررسی وضعیت و ارزیابی راه حل های بدیل نحوه برخورد و نوع نگرش مجریان تصمیم را در نظر بگیرند زیرا اجرای صحیح تصمیم مستلزم آنان است .
موانع حل مسئله اعضای هیات مدیره:
- اجتناب آرام:
گاهی این سوال برای اعضای هیات مدیره مطرح است که آیا اگر اقدامی انجام ندهم با وضعیت وخیم و دشواری مواجه می شوم ؟ اگر پاسخ منفی باشد تصمیم می گیرند که اقدامی انجام ندهد.
- تغییر آرام :
اگر اعضای هیات مدیره به این نتیجه برسند که اگر اقدامی انجام ندهد با عواقب وخیمی مواجه خواهد شد تصمیم به اقدام می گیرد در این صورت به جای تحلیل کامل وضعیت اولین عوض و جانشین دسترس را که به ظاهر کم خطر است انتخاب می کند.
- اجتناب دفاعی :
اگر اعضای هیات مدیره با مسئله ای جدید مواجه شوند و قادر به یافتن راه حل خوبی برای آن با توجه به تجربه گذشته خود نباشند و درصدد یافتن راهی برای فرار از مسئله برآید ممکن است بررسی عواقب را به تعویق اندازد یا تلاش کنند آنرا از سر خود باز کنند یا واضح ترین راه حل را انتخاب کنند.
- ترس یا هراس:
اگر اعضای هیات مدیره احساس کنند که علاوه بر خود مسئله زمان نیز وی را در تنگنا قرار داده ممکن است با فشار روحی شدیدی مواجه شوند و به عوارضی مانند بی خوابی، زودرنجی ، وحشت ناشی از کابوس و اضطراب شدید دچار گردند حتی ممکن است سلامت جسمی آنان نیز به خطر بیافتد.
موانع استفاده از فراگرد منطقی اتخاذ:
- تفاوت ارزشهای اجتماعی اعضای تصمیم گیرنده.
- ناتوانی در ارزیابی پیامدهای هر تصمیم.
- عدم اطمینان و امید نسبت به آینده.
- اکتفا به راه حل رضایت بخش.
- اکتفا به عقلانیت نسبی.
- مصلحت اندیشی با توجه به وضعیت.
غلبه بر موانع فردی در حل یک مسئله:
- اولویت بندی مورد.
- کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با موضوع.
- بررسی منظم و دقیق موضوع.
مدل حل خلاق مسئله :
مدل خلاق حل مسئله به دنبال ضعف ها و محدودیتهای مدل حل عقلانی مو ضوع شکل گرفت در این روش اعضای هیات مدیره از انعطاف پذیری بیشتری برخوردار بوده و با ملاحظه اولین راه حل یا راه حل صرفاً مناسب و قابل قبول مشکل راه حل شده نمی دانند مبنای تفکر در این الگو تفکر خلاق است .
منظور از تفکر خلاق:
نوعی از تفکر است که در آن ذهن به طور عمیق با یک مسئله درگیر می شود ، به تجسم ، واضح سازی و تجزیه و تحلیل آن می پردازد.
مهارتهای مرتبط با تفکر خلاق بشرح زیر است:
- جسارت در تفکرات جدید.
- واهمه نداشتن از شکست.
- قدرت تغییر پیش فرض های مسئله.
- حل مسائل ذهنی.
- قابلیت ایده پردازی.
- قانع نشدن با راه حل های موجود و پیش رو.
- قدرت تجزیه و تحلیل مسئله.
- ریسک پذیری.
موانع حل خلاقانه یک مسئله :
- عوامل فردی (شامل: موانع ادراکی، موانع احساسی و موانع ذهنی)
- موانع گروهی و جمعی (عدم حمایت همه اعضای هیات مدیره و…)
- عوامل فرهنگی( فرهنگ جامعه ، فرهنگ و نوع برخورد ساکنین در محل و مالکان)
عوامل فردی:
با ویژگی ها و خصوصیات روانشناختی افراد مربوط می شوند و مانع خلاقیت در حل مسائل می شوند
موانع گروهی مجتمع :
شامل آن دسته از عواملی است که مربوط به مجموعه بوده و در حل خلاق مسئله مشکلی ایجاد می نماید
موانع فرهنگی:
موانعی که از قبل به عنوان قاعده یا اصل خوب و بد در اثر عادت ، رسم و ارتباطات اجتماعی در آن مجتمع بنوعی شکل گرفته اند و جزء عادت ذهنی شده اند و اختیار تفکر را از انسان سلب می نمایند.
منابع پیچیدگی روند تصمیم گیری :
- شاخص های چند گانه.
- عوامل نامشهود.
- مخاطره و عدم اطمینان.
- آثار بلند مدت.
- اطلاعات میان رشته ای.
- مشارکت افراد متعدد در تصمیم گیری.
- قضاوت های ارزشی.
ابزار های کمی تصمیم گیری :
- ماتریس سود:
ماتریس سود یکی از ابزارهای کمی تصمیم گیری است که به اعضای هیات مدیره کمک می کند تا نتایج احتمالی دو یا چند راه حل را با توجه به شرایط متفاوت آینده می توانند اختلاف داشته باشد را با هم مقایسه کنند . رئیس هیات مدیره با استفاده از این ماتریس ابتدا نتایج حاصل از هر یک از راه حل ها و احتمال تحقق شرایط محیطی آنها را تخمین می زند و سپس آنها را در یک ماتریس قرار می دهد.
مثال: هیات مدیره یک مجتمع مسکونی جهت گسترش امنیت و ارامش بیشتر در بین بلوک و ساختمانها می خواهد تصمیم بگیرد که:
الف) تعداد نگهبانان را به دوبرابر برساند.
ب) علاوه بر دو برابر کردن ، آنان را با تجهیزات لباس و ملزومات مجهز کند.
ج) علاوه بر موارد فوق برایشان وسیله تردد مانند ارتباطی( بی سیم ) ،دوچرخه ، سوت و سایر .
شرایط محیطی احتمالی ونوع زندگی و برخورد های پیش آمده ،که بر این راه حل ها تأثیر می گذارد شامل:
الف) انتظارات ، توقعات و تقاضای اندک ساکنین و مالکین.
ب) انتظارات ، توقعات و تقاضای متوسط ساکنین و مالکین .
ج) انتظارات ، توقعات و تقاضای زیاد ساکنین و مالکین.
اعضای هیات مدیره با توجه به دانش ، تجربه ، فرهنگ اجتماعی ،محیط اجتماعی ، شهامت ،تمایلات و قضاوت حرفه ای خود احتمال وقوع هر یک از شرایط محیطی را در آینده پیش بینی می کند با توجه به جدول زیر بهترین تصمیم ممکن را انتخاب نمایید.
- تجزیه و تحلیل نقطه سر به سر:
یک مدل ترسیمی و ریاضی است که بسیار ساده بوده و در تصمیم گیری ها مورد استفاده فراوان دارد نقطه سر به سر مدلی است که رابطه بین میزان و حجم تولید ، هزینه و درآمد ناشی از آن را در سازمان نشان می دهد در مدل نقطه سر به سر با سه متغیر کلی میزان تولید، درآمد و هزینه روبرو هستیم که هزینه خود به دو نوع متغیر و ثابت تقسیم می شود
هزینه ثابت:
مشول هزینه هایی که بدون توجه به میزان درآمد همواره وجود داشته و تقریباً ثابت می باشند این نوع هزینه ها رابطه ای با میزان جمع آوری شده ندارند(هزینه های اداری – اجاره یک واحد برای دفتر کار و….)
هزینه های متغیر :
هزینه های که مستقیم تحت تأثیر میزان دریافتی ها مانند شارژ می باشند . برخی موارد در بعضی مجتمع ها مانند استخر ، درامد فروش ضایعات ، تبلیغات سایرین و… هزینه متغیر را افزایش می دهد .
هزینه کل:
مجموع هزینه های ثابت و متغیر را هزینه کل می نامند و میزان سود دهی یک مجموعه و یا یک کالا در رابطه با هزینه کل آنهامی باشد.
مدل نقطه سر به سر امکان می دهد تا دریابیم در چه نقطه ای از درآمد و هزینه ها برابر می باشند و در نتیجه در چه میزانی از درآمد مجموعه سود می دهد و در چه میزانی رو به زیان است.
روش درخت تصمیم :
یکی از شیوه های که برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری چند مرحله ای بکار می رود درخت اخذ تصمیم است در این روش مسئله مورد نظر به طور منظم و طی مراحل متوالی تجزیه و تحلیل می شود و یک سلسله تصمیم هایی در ارتباط با هم و به صورت یک مجموعه بیان می شود برای استفاده از این شیوه تصمیم گیرنده باید شقوق ممکن را مشخص سازد .وقایع و نتایج احتمالی از انتخاب هر یک از شقوق را تعیین و احتمال وقوع هر یک از نتایج را برآورد کند.
مراحل اصلی در شیوه درخت اخذ تصمیم:
مرحله اول : ترسیم درخت اخذ تصمیم شامل
- مشخص کردن تمامی تصمیم ها و طرق ممکن.
- مشخص کردن وقایع نتایج احتمالی هر تصمیم.
- ترسیم شمائی درخت مانند که نشان دهنده توالی تصمیم ها و نتایج حاصل از آنها باشد.
مرحله دوم: برآورد که شامل:
- برآورد احتمال وقوع نتایج هر یک از انتخاب ها.
- برآورد پیامدهای مالی هر یک از نتایج.
مرحله سوم: ارزیابی و انتخاب که شامل:
- احتساب ارزش مورد انتظار نتایج ممکن.
- انتصاب نتیجه ای که ارزش مورد انتظار قابل قبول تری دارد.
تکنیک ها و فنون حل خلاق مسئله( روشهای کیفی حل مسئله)
- تکنیک چرا
- تکنیک توهم خلاق
- روش کوه یخی
توسط مصطفی زینی اصلانی
بدون نظر