مشخصات یک گزارش نویسی موثر

• ساختار گزارش نویسی و روش گزارش نویسی 

گزارش نویسی یا گزارش چیست؟

گزارش نویسی یک پیش زمینه آماده شده برای مطالعه کنندگان علاقمند ،جهت جواب دادن به مقصد مشخص، تقاضا و یا درخواست می باشد. انواع گزارش نویسی انواع مختلف گزارش نویسی موجود است.اما عموما وظیفه گزارش نویسی ها حساب دادن فعالیتی است که انجام داده شده تا برای سوالی جواب ارائه گردد و یا راه حل مشکلی را ارائه نماید.

مشخصات یک گزارش نویسی موثر یک گزارش نویسی موثر عبارت است از:

مناسبت برای مقصد و خواننده گان آن دقیق منطقی واضح و هدفمند خوب تنظیم شده و داشتن عناوین واضح .ساختار گزارش نویسی یکی از برتری های گزارش نویسی نسبت به سایر نوشته های ارتباطی این است که دارای یک شکل معیاری می باشد. این خواننده را کمک می کند تا بخش های مشخص را دریافت نموده و بالای آن تمرکز نماید.

ساختار گزارش نویسی
• بیشترین گزارش نویسی ها به انواع ذیل طراحی شده اند:

• سند ارسالی
• عنوان
• خلاصه
• معلومات
• مباحثه
• اختتامیه
• سفارشها
• بیوگرافی

روش گزارش نویسی نویسی:

سه مرحله را باید همیشه تعقیب کرد:

1. پلانگذاری
2. نوشتن
3. ترتیب، مرور، اصلاح

پلان گذاری:

تعریف مقصد:

– خلاصه را با دقت بخوانید
– کلمات کلیدی را معین نمایید
– مطمئن شوید که می دانید که چه چیز از شما خواسته شده است گیرنده را معین نمایید
– سطح فهم گیرنده گزارش نویسی را معین نمایید
– معین نمایید که گیرنده چه را می خواهد بداند حدود را ایجاد نمایید
– سطح هدف و اندازه جزئیات را معین نمایید
– اندازه گزارش نویسی را معین نمایید و چه چیز می تواند در این اندازه مورد پوشش قرار گیرد گرد آوری معلومات
– مطمئن شوید که معلوماتی را که گرد آوری نموده اید مناسب،همزمان و حقیقتا صحیح باشد
2. نوشتن:

سه مرحله نوشتن گزارش نویسی:

متن اصلی گزارش نویسی را بنویسید خلاصه گزارش نویسی را بنویسید مواد تکملیی یا حمایوی را بنویسید

نوشتن متن اصلی:

چهار جز متن:

• معرفی
• مباحثه
• اختتامیه
• سفارشها

معرفی معرفی خواننده را به موضوع اصلی هدایت می کند . در اینجا با دادن پس منظر،اهداف،قضایا،مقصد،محدودیت ها،رسیدن به خواننده،مفاد احتمالی و یا دیگر رهنمایی ها برای خواننده مفید باشد.اگر اصطلاحات تخصصی استعمال می نمایید ،آنها را به طور واضح تعریف نمایید. این تصمیم را در معرض توجه قرار می دهد.تشریح دهید که چرا گزارش نویسی ضروری است و معلومات در مورد ارائه دهید مباحثه مباحثه بخش اصلی گزارش نویسی را تشکیل می دهد.ازعناوین اصلی و عناوین فرعی استفاده نمایید.این بخش پروسیجرها، معلومات،دریافت ها ،ارتباطات،مواد بصری،میتودلوژی و نتایج را تشریح،تحلیل،تفسیر و ارزیابی می نماید.این مواد خواننده را بطور منطقی به سوی نتایج و سفارشها هدایت مینماید. در نوشتن مباحثه متن اصلی باید: به سویه مناسب تهیه دیده شود مواد را بطور منطقی و مستدل ترتیب نماید زبان واضح و روان را در نوشتن استفاده نمایید مثال های حقیقی و محکم را درج نمایید.

نتیجه گیری:

نتیجه گیری ها از مدارک،تحلیل ها، تفاسیر و ارزیابی های که در مباحثه ارائه شده استنتاج می گردد.مواد جدید نباید ارائه گردد؛نتیجه گیری باید به تعقیب مباحثه درج گردد. بخش نتیجه گیری باید در موارد ذیل را ارائه دهد:

نتیجه گیری ها نکات کلیدی دریافت های عمده سفارشها بخش معرفی ( وقتیکه استفاده می شود –همه گزارش نویسی ها سفارش نمی دهند) باید دیدگاه ها،پیشنهادات ،اقدامات احتمالی که عملی شوند،درخواست ها و سفارشهای که برخواسته از درنظر داشت معقول مباحثه و نتیجه گیری است. صریح باشد حساس باشد متصور باشد مستدل باشد خلاصه یکباری که متن اصلی گزارش نویسی نوشته شد،خلاصه را نوشته نمایید .خلاصه عبارت از مختصری از عناصر اساسی گزارش نویسی از معرفی تا سفارشها است.باید مستقل( باید جداگانه معنی داشته باشد)،جامع( نکات عمده را تحت پوشش قرار دهد) واضح و فشرده باشد. به عنوان یک دستور عمومی باید کوتاه بوده وبه اندازه 10 – 15 فیصد گزارش نویسی باشد.باید در جملات و پاراگرافهای مکمل نوشته شده و خلاصه اجزای ذیل را در بر داشته باشد: مقصد دورنما دستاورد ها نکات عمده تنیجه گیری سفارشها نوشتن مواد تکمیلی سند ارسالی سند ارسالی بخش از گزارش نویسی نیست،اما گزارش نویسی را همراهی باشد.در نامه یاد داشت، ویا فورم یاد داشت،گزارش نویسی را برای خواننده مشخص می سازد و توجه را برای بخش های که برای خواننده ضرورت است معطوف می دارد. صفحه عنوان گزارش نویسی را توسط معلومات ذیل مشخص می سازد:

عنوان
نام نویسنده
مرجع تهیه کننده
محل گزارش نویسی
تاریخ

فهرست مندرجات:

فهرست مندرجات عناوین بخش ها ، عناوین فصل ها به منظور نمایش و موقعیت صحفه ها نشان می دهد. شماره گذاری صحفات استاندارد با معرفی آغاز می گردد.خلاصه اکثراً با حروف خورد رومی( i,ii,iii,iv,) شماره گذاری می گردد.

بیوگرافی( مراجع):

بیوگرافی تمام مستندات و نشرات را که در تهیه منابع از آنها اتخاذ شده و یا به آنها رجعت داده می شود،شامل می شود.

مرحله سوم:

ترتیب،مرور و اصلاح.

لیست مواد بر رسی“ ذیل را استماع نمایید:
آیا من هدف گزارش نویسی را بر آورده نموده ام؟
آیا این نوشته در سطحی است که برای گیرنده مناسب باشد؟
آیا معلومات مندرجه صحیح اند؟
آیا جامع است؟ آیا معلومات مندرجه مناسبت دارند؟
آیا طراحی و پیشکش خوب سنجیده شده اند؟ .
آیا شکل واضح ،فشرده و مسلکی است؟
آیا خلاصه بطور مختصر نوشته شده؟
آیا معرفی بطور کافی مباحثه را معرفی می نماید؟
آیا معرفی بطور مستدل ترتیب شده؟
آیا بخش اختتامیه تفسیر،تحلیل و ارزیابی را در بر دارد؟
آیا سفارشها مناسب اند؟
آیا فهرست مندرجات مشابهت با مندرجات واقعی دارد؟
آیا تمام منابع معلوماتی توسط مرجع دقیق تهیه شده؟
آیا املا،دستور زبان و نقطه گذاری را چک نموده ام؟
آیا بطور دقیق پیش نویس آخری را اصلاح نموده ام؟