اداب معاشرت ،اتیکت و رفتار اداری
انسان موجودی است اجتماعی و در گذر زمان با کسب مهارتها و ادغام آن با رفتار ها به نتایج ارزنده ای مانند آداب معاشرت رسیده است و از آنان بعنوان فرهنگ و عادت یاد میکند.اتیکت رفتاری یک مدل از آداب معاشرت بالاتر می باشد منظور از اتیکت عدم توهین ،عدم ایجاد مزاحمت و ناراحتی برای دیگران با رفتار و عملکرد شخصی خود به سایرین است برخی از این موارد بشرح زیر می باشد.
موارد بهداشتی
- استحمام روزانه و نظافت فردی که شامل بهداشت دندانها نیز می باشد.
- اصلاح صورت بنا به عرف جامعه ،سازمان و محیط زندگی توام با عادی بودن مانند سایرین.
- در مورد نوع لباس ،انحراف از عرف ممکن است نامعقول و بسیارخطرناک باشد.
- عدم رفتار وحرکات تحریک آمیز زیرا برای بسیار از افراد بنا به فرهنگ،دانش، سن و… که به دید برخی جذاب و برای سایرین نادرست و ناشایست است.
- تعادل و احتیاط در آراستگی و ظاهر شخصی بنا به عرف جامعه.
- وفای به عهد،عمل به قول و سروقت در محل کار ،محل قرار و یا جلسات حاضر بودن.
- رعایت پرستیژ ، اصول اداری وآداب معاشرت در همه حال تا بتوان با رعایت آنها احترام خود را به سایرین نشان داد.
رفتارهایی که روی عملکرد بقیه اثر می گذارد
- جهت استفاده از تلفن از محیط جمعی خارج و به یک فضای خلوت بروید.
- درحین گفتگوی دوستانتان با تلفن ساکت باشند.
- در بحث ها بیشتروقت و زمان خود را به گوش دادن به صحبتهای طرف مقابل بکار گیرید.
- بدون سرو صدا غذا خوردن و آشامیدن.
- از عطر و ادکلن های تند و تیز در محل کار و جلسات استفاده نکنید.
- در همه حال و همه جا با صدای بلند موزیک گوش ندهید.
- در هنگام ورود به اماکن ،اتوبوس،مکان های عمومی وجلسات گوشی موبایل را درحالت لرزش و یا سکون قرار دهید.
ادب و مهربانی
- دقت و توجه بیشتر به رفتار و برخوردهای خود ،خصوصا زمانی که جمع شما بیش از دو نفر باشد ،ممکن است که شخص و یا جمعی را با عدم رفتار مناسب و شایسته خود ناامید و سرافکنده کنیم.
- در محیط کاری با داشتن درک صحیح ،کمک به همکاران و ابراز محبت با مدد رسانی و یا تقدیم نوشیدنی مانند چایی و… در زمانهای استراحت.
- رعایت اصول بهداشتی وفواصل اجتماعی جهت عدم انتقال بیماری مانند سرماخوردگی برای جلوگیری و چیشگیری از سرایت.
- درزمانهای بیماری های قابل انتقال به محل کار نرفتن.
تمامی موارد یادآوری شده بسیار ساده هستند و فقط نیاز به انجام دارد بیاد داشته باشید ما در همه موارد می خواهیم در مورد حرفه ای بودن مان صحبت کنیم نه کارهای عجیب و غریب مان.
جلسات رسمی حتی غیر رسمی
- از کارهایی که باعث سردرگمی و نگرانی سایرین است پرهیز کنیم.
- چند روز قبل از جلسه بنا به دستورجلسه خود را کاملا مهیا کنیم.
- زودتر از موقع در مکان جلسات حاضر شویم.
- چند روز قبل ازجلسه با توجه به دستور جلسه مطالب مربوطه را جمع آوری ومکتوب نمایید تا بیشتر از زمان جلسه بهره جسته و بهتر روی موضوع اصلی متمرکز بمانید .
- قبل از هر جلسه تمرینات لازمه را بارها انجام و ذهن خود تداعی کنیم.
- در تمامی جلسات از رایانه و موبایل استفاده نکنید مگر موارد ضروری جهت ارائه بهتر مطالب و پیشنهادات.
- عدم بازی ، بکار گیری موبایل در جلسات و اگر به همراه دارید می بایستی در حالت بی صدا باشد.
اتیکت در تماس های تلفنی
تلفن یک وسیله ماربردی فوق العاده و ضرورت استفاده از آن امری اجتناب ناپدیر و بکارگیری آن آسان است.امروزه اغلب بعلت مشغله های فراوان گاها فراموش می کنند که در یک محل شلوغ،اتوبوس،منزل و… هستند و در این توهم که تنها هستند شروع به داد زدن می کنند که باعث ناراحتی اطرافیان می شود.
اصول اولیه
همیشه صدای زنگ تلفن را کم و یا در حالت لرزش قراردهید.
- در جلسات کاری و یا دوره ای آنرا به جلسات نبرید مگر منتظر تلفن مقام خاصی باشید.
- در سرکار خود هیچگاه از آن استفاده نکنید خصوصا زمانی که با ارباب رجوع سروکار دارید.
بکار بردن ادب در مکالمات
- قبل از بکار گیری گوشی با حس خوب و لبخند آنرا برداشته چون برشما و مخاطب تان فوق العاده اثر بخش است.
- قبل از جواب دادن به تلفن قلم و کاغذ را آماده کنید تا درصورت نیاز یاداشت برداری کرده و وقت تان تلف نشود.
- هنگام تماس از ابزارهای جانبی،لوازمات،خوردن ،آشامیدن و… اجتناب کنید. جهت اخذ نتیجه بهتر از گفتگو فقط به گفتگو بیندیشید.
- اگر تماس اشباه بودن و ربطی به شما ندارد مخاطب را کمک و هدایت نمایید.
- در طی گفتگو بیشتر به سخنان مخاطب گوش دهید تا صحبت نمایید.
- در صورت عدم توانایی گفتگو ،مکالمه را به زمانی دیگر موکول نمایید.
- در صورتی که جواب دادن به تلفن امکان ندارد مانند بیماری بی حوصله گی و… بهتر است جواب را ندهید.
تلفن دوست ما می باشد و با گرفتن تماس مناسب و موفقیت آمیز می توانیم تاثیر بسیار مناسبی بر افراد بگذاریم.
منبع : وب سایت مدیران
