انواع جلسات کاری و نحوه برگزاری آنها
آشنایی با مراحل برگزاری جلسات کاری
درک کارکردها و مزایای یک جلسه کاری و نحوه اجرای موثر آنها می تواند فواید قابل توجهی برای شرکت ها داشته باشد. با برگزاری جلسات اصولی و موفق می توان شرکت ها و سازمان ها را در جهت استاندارهای جهانی و دستاوردهای موردنظر هدایت کرد. به همین خاطر در این مقاله با انواع جلسات کاری آشنا می شویم و مراحل برگزاری این جلسات را به طور کلی بررسی می کنیم.
یک جلسه کاری چیست؟
یک جلسه کاری زمانی انجام می شود که افراد یا گروهی از کارشناسان ، مسئول، نماینده برخی از افراد دور هم جمع شوند تا درمورد حل مسئله و مشکل بحث و تبادل نظر نمایند و پس از آن به اتفاق آراء تصمیماتی اتخاذ نمایند، این جلسات می تواند از یک شراکت چند نفر( جلسه کاری) تا رده های بالای دولتی باشد.مانند هیات دولت.
انواع جلسات کاری
جلسات تیم سازی :
این نوع جلسات را می توان برای افزایش وفاداری شرکت و روابط کاری بین کارکنان مورد استفاده قرار داد. این نوع جلسات می توانند در یک محیط اداری یا به شکل یک فعالیت بیرونی برگزار شوند.
جلسات نوآوری :
جلسات نوآوری به کارکنان این امکان را می دهد تا پیشنهادات خود را در مورد چگونگی بهبود رویه های شرکت بیان کنند، درنتیجه این نوع جلسات به بهبود کارایی شرکت، افزایش حس ارزشمندی در کارکنان و دسترسی به ایده های منحصر به فرد کمک می کنند.
جلسات اشتراک گذاری اطلاعات :
این نوع جلسات کاری جایگزینی برای یادداشت‌ها یا ایمیل‌های طولانی شرکت هستند. جلسات اشتراک گذاری اطلاعات به کارفرمایان اجازه می دهد تا کارکنان خود را درمورد سیاست های جدید یا رویدادهای شرکت مطلع کنند و به کارمندان هم اجازه می دهد سوالات خود را بپرسند. این نوع جلسات برای فعالیت های بارش فکری هم مفید هستند.
جلسات به روز رسانی وضعیت :
این نوع جلسات کاری برای پیگیری پیشرفت پروژه های تیمی مفید است. مسئولان هر بخش می توانند پیشرفت اشخاص را بررسی کنند و به هر مشکلی که می تواند کارایی تیم را کاهش دهد، رسیدگی کنند.
جلسات تصمیم گیری :
این نوع جلسات کاری معمولا بین مدیران شرکت برگزار می شود. آن ها این جلسات را تشکیل می دهند تا درمورد مشکلات بحث کنند.
جلسات حل مشکل :
این جلسات معمولا برای مشکلات فوری یا مداوم در شرکت برگزار می شوند. تشکیل این جلسات به عنوان فرصتی است تا رهبران شرکت به مشکلات رسیدگی کنند و درمورد راه حل های ممکن برای حفظ عملکرد صحیح شرکت بحث کنند.
آداب و اصول حضور در جلسات کاری
یک جلسه کاری ممکن است بسته به شرایط و ماهیت خود جلسه، نیاز به آداب و معاشرت خاصی بین شرکت کنندگان جلسه داشته باشد. در لیست زیر هفت مورد مهم از این آداب را بررسی می کنیم.
لباس مناسب بپوشیم
این جنبه از آداب جلسات کاری به قوانین لباس پوشیدن خود هر شرکت بستگی دارد. پوشیدن لباس کاری مناسب برای یک جلسه می تواند به عنوان نشانه ای از احترام و حرفه ای بودن برای شرکت کنندگان در جلسه باشد.
به موقع در جلسه حاضر شویم
رسیدن پیش از شروع جلسه فارغ ازینکه درحال رهبری آن جلسه هستیم یا فقط شرکت کننده ایم، خیلی مهم است. این به ما کمک می کند تا کامل آماده شویم، احوالپرسی کنیم و روی کارهای پیش رو تمرکز کافی داشته باشیم.
خودمان را معرفی کنیم
ممکن است در جلسه ای با اعضای بخش های دیگر، یا حتی در موقعیت های خاص، با مشتریان حضور پیدا کنیم. سعی کنیم خودمان را معرفی کنیم و اگر جلسه حضوری بود با هرکسی که قبلا ندیده ایم دست بدهیم.
شنونده فعالی باشیم
گوش دادن فعال می تواند نشانه‌ی احترام به گوینده در طول جلسه باشد. این یعنی با مخاطب تماس چشمی برقرار کنیم، به منظور تایید آنچه آنها می گویند سر تکان دهیم و نکات کلیدی را یادداشت کنیم. با این کار به گوینده نشان می دهیم که وقت او را ارزشمند می دانیم.
تلفن همراه خود بی صدا یا خاموش کنیم
بسته به موقعیت، شاید بهتر باشد صدای گوشی خود را خاموش کنیم یا حتی آن را از دید خارج کنیم. این می تواند به ما کمک کند تا در طول جلسه از حواس پرتی خود و دیگران جلوگیری کنیم.
منتظر همه شرکت کنندگان بمانیم
این جنبه از آداب جلسات کاری می تواند مختص رهبر یک جلسه باشد. سعی کنیم قبل از ارائه مطالب و اهداف جلسه، منتظر بمانیم تا همه شرکت کنندگان بیایند.
به دیگران اجازه دهیم نظرات خود را بیان کنند
با اجازه دادن به همه برای مشارکت در یک بحث و عدم قطع کردن صحبتشان نشان می دهیم که نظرات و تخصص آن ها ارزشمند است.
نحوه برنامه ریزی جلسه کاری
کسانی که وظیفه برنامه ریزی یا سازماندهی یک جلسه کاری را دارند، مسئول تهیه مواد لازم و اطلاع دادن به شرکت کنندگان درباره تاریخ، زمان و مکان جلسه هستند. لیست زیر بهترین راه های برنامه ریزی برای یک جلسه کاری را بررسی می کند تا مطمئن شویم که جلسه مفیدی در پیش داریم.
دلیل برگزاری جلسه را مشخص کنیم
قبل از اینکه بتوانیم سایر مراحل سازمانی را تکمیل کنیم، باید دلیلی برای تشکیل جلسه داشته باشیم. یعنی نوع جلسه ایی که میخواهیم داشته باشیم و اهداف و نکات اصلی مورد بحث را مشخص کنیم.
تاریخ و زمان مناسبی را مشخص کنیم
تاریخ، زمان و محل برگزاری را برای جلسه خود تعیین کنیم. حتما به برنامه شرکت کنندگان در جلسه نیز توجه داشته باشیم و زمانی را انتخاب کنیم که امکان مشارکت حداکثری برای دعوت شدگان وجود داشته باشد و با سار جلسات یا برنامه های آن ها تداخل نداشته باشد. به همین دلیل بهتر است زمان جلسه را با مشارکت شرکت کنندگان انتخاب کنیم.
برای مشارکت دادن اعضا در انتخاب زمان جلسه و نطرسنجی از آن ها می توانیم از اپلیکیشن تایم یاب استفاده کنیم که به همین منظور طراحی شده است. با تایم یاب می توانیم نظر افراد را در خصوص زمان جلسه باچند کلیک دریافت کنیم و به راحتی بهترین زمان جلسه را که مورد توافق اکثریت اعضا باشد انتخاب نماییم. تایم یاب نظرسنجی زمان جلسه، هماهنگی ها و ارسال دعوتنامه ها را با چند کلیک برای ما انجام می دهد.
وسایل لازم را آماده کنیم
ترجیحا هر فردی که در جلسه قصد توضیح مطلبی را دارد، یک اسلاید شو آماده کند و یک طرح کلی از ارائه خود را برای شرکت کنندگان ارسال نماید. آماده سازی مطالب جلسه می تواند بخش مهمی از یک جلسه موفق باشد.
دستورجلسه بنویسیم
نکات اصلی که می خواهیم در طول جلسه پوشش دهیم را یادداشت کنیم و دستور کار را با کمک همدیگر چند روز قبل از جلسه آماده کنیم. این به همه ما کمک می کند تا از نظر ذهنی برای مطالبی که در مورد آن ها صحبت خواهد شد آماده باشیم. هم چنین با ارسال دستورجلسه برای دعوت شدگان کمک میکنیم تا آن ها با آمادگی بیشتری درجلسه حاضر شوند و مشارکت بیشتری در جلسه داشته باشند.
نحوه برگزاری جلسه کاری
دانستن راه درست برای برگزاری یک جلسه کاری می تواند باعث صرفه جویی در وقت با ارزش شرکت کنندگان شود و به نفع همه کسانی باشد که به نوعی با این قضیه در ارتباط هستند.
فهرست زیر ترتیب ساختار یافته برای یک جلسه کاری سازنده را بررسی می کند
سلام و مقدمه
اگر شرکت کنندگان جلسه همکاران فعلی ما نیستند، با معرفی رسمی خود شروع می کنیم. اگر از قبل با یکدیگر آشنایی نداریم، از همه بخواهیم تا خود را معرفی کنند.
یک نفر را به عنوان نکته بردار مشخص کنیم
اگر قبلا نکته برداری را تعیین نکرده ایم، می توانیم از این به بعد این کار را انجام دهیم. این فرد می تواند نکات گفته شده در جلسه را بنویسد یا تایپ کند تا بعدا آن را به عنوان صورتجلسه مرور کنیم. یادداشت برداری دقیق درباره یک جلسه به ما این امکان را می دهد تا ببینیم چه مواردی پوشش داده شده است و می توان آن را برای شرکت کنندگان ارسال کرد تا نکات مهمی که در طول جلسه گفته شده به آن ها یادداوری کند.
دستور جلسه را مرور کنیم
قبل از شروع جلسه، ساختار پیش بینی شده جلسه کاری و نکاتی که ۴قرار است در جلسه پوشش داده شود را بررسی کنیم.
ارائه ها را کامل انجام دهیم
اسلاید شو و یا ارائه ایی که از قبل آماده کردیم را اجرا کنیم و مراقب محدودیت های زمانی در جلسه باشیم. اطمینان حاصل کنیم که از طریق تماس چشمی و ایده های ارائه شده، مخاطبان خود را درگیر می کنیم.
زمانی را به سوالات و ایده های شرکت کنندگان اختصاص دهیم
بعد از اتمام ارائه خود، می توانیم به شرکت کنندگان اجازه دهیم تا سوالات خود را مطرح کنند و بازخورد خود را درباره موضوع جلسه ارائه دهند.
چگونه یک جلسه کاری را به پایان برسانیم
نحوه نتیجه گیری یک جلسه کاری به همان اندازه که چگونه یک جلسه را آماده و برگزار می کنیم، مهم است. یک سری مراحل برای پایان دادن به جلسه به شیوه ی مثبت و انگیزشی وجود دارد که در ادامه آن ها را بررسی می کنیم.
از شرکت کنندگان تشکر کنیم
اطمینان حاصل کنیم که از شرکت کنندگان خود، به خاطر وقتی که برای شرکت در جلسه ما گذاشته اند، تشکر کنیم. این می تواند به آن ها کمک کند تا احساس احترام کنند و باعث می شود بدانند شما قدردان وقت و توجه آنها هستید.
صحبت را با توضیح درباره اقدامات آینده تمام کنیم
جلسه را با جمع بندی درباره اقدامات بعدی به پایان برسانیم. به عنوان مثال، ممکن است از شرکت کنندگان خود بخواهیم که داده های گفته شده در جلسه را جمع آوری کنند یا از ایده های مطرح شده در جلسه برای بهبود تاکتیک های فروش خود استفاده کنند. ما باید با یادآوری حرکت بعدی، جلسه را پایان دهیم.
از نکته بردار جلسه بخواهیم تا صورت جلسه را تایپ و ارسال کند
از یادداشت بردار تشکر کنیم و از او بخواهیم که صورت جلسه تکمیل شده جلسه را برایمان ارسال کند تا در دسترس بقیه شرکت کنندگان نیز قرار بگیرد.
پیگیری کنیم
اگر جلسه ما نیاز به پیگیری دارد، می توانیم این کار را از طریق ایمیل انجام دهیم تا پیشرفت را بررسی کرده و سودمندی آن جلسه کاری را ارزیابی کنیم.
