نحوه برگزاری جلسات
چکیده
پیشرفت هر شرکت ، سازمان ، گروه و هر مجموعه حتی مجتمع های تجاری و مسکونی به چگونگی کیفیت مدیریت و نوع برگزاری جلسات ( مجامع عمومی، جلسات هیات مدیره و…) آنان بستگی دارد. اگر در جلسات نظم ، روش دموکراسی و روش علمی پیش گیرند زمینه ی ایجاد مجموعه ای پیشرفته و مدرن را مهیا می سازد. به منظور رسیدن به این پیشرفت و برابری، رعایت قانون ، نظم و ایجاد نگرش مثبت افراد در این زمینه و اعمال آن توسط مجریان و سایر افراد گروه، به خصوص متولیان امر ، ضرورت می یابد. در این بحث، سعی بر این است که به برخی از موارد زیر پرداخته شود:
– اهمیت ، ضرورت و هدف از برگزاری جلسات
– روش و نحوه برگزاری جلسات
– راه ها و فنون ایجاد نظم جلسات
– ویژگی های رفتاری و اخلاقی در جلسات.
قبل از هر چیز باید از لزوم برگزاری جلسه مطمئن باشید. برگزاری جلسات باید ضروری تشخیص داده شود و مفید باشد درغیر این صورت به هیچ‌وجه نباید جلسه تشکیل شود.
۱- اهداف جلسه را مشخص کنید
در طول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد. هدفتان چیست؟ برای برگزاری جلسه باید اهداف مشخص و واضحی داشته باشید. به عبارت دیگر آیا هدف شما از تشکیل جلسه‌تصمیم‌گیری درمورد موضوعی یا حل مشکل، آموزش، اطلاع‌رسانی و غیره است. هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت‌کننده در جلسه‌درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست.
۲- دستورجلسه را تنظیم کنید
تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند، یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید. به‌عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید.
۳- شرکت‌کنندگان در جلسه را محدود سازید
معمولاً وقتی تعداد افراد شرکت‌کننده افزایش می‌یابد، جلسه کم‌بازده می‌شود. بنابراین، موقع تصمیم‌گیری در مورد تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه، سخت‌گیر باشید. اینکه چه کسانی باید به جلسه‌دعوت شوند بستگی دارد به توانایی افراد در کمک به موضوع جلسه و نیاز افراد به آگاهی از موضوعهایی که در جلسه مطرح می‌شود. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت‌کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به‌عنوان شرکت‌کنندگان نیمه‌وقت در جلسه دعوت کرد.
۴- بر موضوعهای دستورجلسه تمرکز کنید
معمولاً جلسات زمانی مفید و اثربخش می‌شود که توجه افراد به موضوعهای دستورجلسه متمرکز شود. موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به‌طور سریع و مو‌دبانه جلو ادامه این صحبتها را بگیرد.
۵- وقت‌شناس باشید
اگر قرار است جلسه‌ای در ساعت ۱۰ شروع شود، آن را درست سر ساعت ۱۰ شروع کنید. برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه‌می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه در زمان مقرر شروع می‌شود اغلب سروقت به جلسه خواهندرسید.
۶- زمان جلسه را تعیین کنید
بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت ۱۱ صبح و ۳ بعد ازظهر است. احتمال تمرکز افراد روی موضوعهای جلسه قبل از ناهار ونزدیک به زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعد از ناهار اجتناب کنید. بیشتر افراد بعداز صرف ناهار با کاهش انرژی مواجه می‌شوند. همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است. به جای اینکه برای اعلام جلسه آتی از دعوت‌نامه یا تلفن استفاده کنید، وقتی که همه افراد در جلسه هستند، زمان و مکان جلسه بعدی را تعیین کنید.
۷- زمان اتمام جلسه را تعیین کنید
جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت‌کننده در جلسه بر روی موضوعهای جلسه متمرکز شوند و از صحبتهای بیهوده اجتناب کنند.
۸- جلسه را بدون وقفه اجرا کنید
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به‌وجود آید. هر دقیقه وقفه‌ای که در جلسه ایجاد می‌شود، یک دقیقه از وقت گرانبهای هریک از افراد شرکت‌کننده در جلسه هدر می‌رود.
۹- اگر لازم است بلند شوید و ایستاده صحبت کنید
اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از ده دقیقه به طول نمی‌انجامد سعی کنید ایستاده جلسه‌را اجرا کنید. یک رابطه‌ای بین راحت بودن و بیشتر صحبت کردن وجود دارد و افراد درحالت ایستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتی کمتری می‌کنند.
۱۰- مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید
محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. گرچه همیشه محل مناسب موفقیت جلسه را تضمین نمی‌کند، اما اتاق جلسه نامناسب به خراب شدن جلسه کمک می‌کند. در انتخاب مکان جلسه راحتی رفت وآمد اعضا، محیط و فضای جلسه‌از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمرکز حواس را موردتوجه قرار دهید.
عدم موفقیت جلسات معلول عوامل متعددی است که درمجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات در جلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات محسوب می‌شود.
