برخی نکات مهم در برگزاری جلسات

هر  فرد درهر جایگاه مانند سرمایه گذار ، مالک ، مدیر، سرپرست و یا استاد کار در لیست کارهای خود، برگزاری جلسه با مجموعه تحت امرش ، همکاران یا کارمندان را همیشه مد نظر دارد. برخی از افراد چه در جایگاه مافوق و یا پایین دست این جلسه کاری را کم اهمیت دانسته و علاوخ براینکه منزلت آنرا نمی دانند  آن را از ذهن خود خارج می کنند. برخی دیگر صرف نظر از مواردی که در حال رخ دادن است این جلسات را ملاقات هایی تیمی با اهمیت با ارزش و ضروری می دانند.

همچنین، خیره شدن همه افراد به مدیر یا منتظر ماندن برای شنیدن صحبت های او می تواند برای مدیران تازه کار اندکی هیجان آور و استرس‌زا باشد. اما در واقعیت، برگزاری و مدیریت یک جلسه موثر با کارمندان پیچیده نیست و نباید از آن ترسید.

جلسات کارکنان به طور ساده درباره ارتباط موثر بین مدیر و کارمند ، آگاهی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات است تا فرد و همکاران او با یکدیگر هماهنگ باشند. با این وجود، برخی نکات مهم در جلسات اداری با کارکنان در زیر آورده شده است:

۸ نکته کلیدی برای برگزاری یک جلسهکاری مناسب با کارمندان عبارتند از:

۱– برنامه ریزی کنید

اولین قدم برای برگذاری یک جلسه با کارمندان برنامه ریزی و زمان بندی آن است. ممکن است جالب به نظر رسد اما داشتن یک زمان ملاقات مداوم و دوره ای بسیار ارزشمند است زیرا با انجام این کار تیم می تواند انتظار برگذاری آن را داشته و به طور ویژه برای آن برنامه ریزی کند.

هنگامی که افراد می دانند ساعت ۹ صبح روز پنج شنبه با مدیر خود ملاقات می کنند نسبت به زمانی که قرار ملاقات به صورت تصادفی و بدون برنامه ریزی تعیین می شود در مواجه با مشکلات و موضوعاتی که سبب نگرانی شده اند بهتر آماده می شوند.

در صورتی که مدیر به صورت تصادفی و هر زمانی که در برنامه خود جای خالی داشت زمان ملاقات را تعیین کند، ارزش های بسیاری در این میان از دست می روند زیرا افراد بدون آمادگی در این جلسه حاضر می شوند. رایج ترین زمان بندی برای این نوع جلسات به صورت هفتگی است. مدیر باید یک برنامه ریزی سازگار با خود، کسب و کار و افراد تیم تعیین کرده و به آن پایبند باشد.

۲– دستور کاری مشخص داشته باشید

یکی از تکنیک های مدیریت جلسات مشخص کردن این است که قرار است جلسه در مورد چه باشد و چه کارهایی حین جلسه قرار است انجام شود. مدیر باید دستور کاری مشخص برای ملاقات های خود با کارمندان را تعیین کند. درست همانند برنامه ریزی کردن جلسات ملاقات به صورت دوره ای، مطلع بودن کارکنان از موضوعاتی که در جلسه پوشش داده خواهند شد به داشتن گفت و گویی موثر و مناسب کمک می کند.

تحقیقات نشان می دهند که بیش از ۵۰ درصد زمان جلسات ملاقات به هدر می رود. مدیر باید با استفاده از نکاتی ساده از تک تک دقیقه ها استفاده کرده، جلسه را متمرکز و موثر نگه داشته و پیام خود را به کارکنان برساند. رعایت این نکات مهم در جلسات اداری باعث خواهد شد جلسه بسیار بهتری داشته باشید.

۳– با تازه ها و اخبار شروع کنید

پرسیدن درباره خبرها و موارد در حال اتفاق پیرامون، به جای پریدن به وسط یک بحث سبب می شود جوی مناسب برای جلسه به وجود آمده و کارکنان اخبار، اطلاعات و موارد قابل توجه را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

مدیر باید مشکلات، موضوعات و موارد جالب توجه ای را در پیرامون کسب و کار خود جمع آوری کند که از جلسه قبل تا به حال رخ داده اند و آن ها را با کارمندان خود به اشتراک بگذارد.

۴– از  مجموعه و گروه تان قدردانی کنید

از دیگر نکات مهم در جلسات اداری قدردانی است. اتفاقاتی همچون انجام یک پروژه بزرگ، دریافت یک رتبه، ارتقا یافتن یا مواردی از این قبیل به صورت روزانه برای افراد اتفاق نمی افتد. پس مدیر باید زمانی را صرف کرده تا در جمع دیگران، از افراد قدردانی کند.

افراد نه تنها از اطلاع یافتن دیگران از دست آورد خود خوشحال می شوند، بلکه این کار راهی عالی جهت القای حس ارزشمند بودن و راهی برای ایجاد انگیزه بین کارکنان است.

۵– موضوعات مهم را شناسایی کنید

یکی از تکنیک های مدیریت جلسات شناسایی موضوعات مهم است. پس از گذشتن از اطلاعیه ها و قدر دانی ها باید به موضوعاتی پرداخت که برای کار ضروری و مهم هستند. برای مثال، در تیم من ایمنی موردی بسیار مهم است. حتی در صورتی که ما درباره این موضوع به مدت ۳۰ ثانیه بحث کنیم اما هر هفته وقتی را به پرسش در مورد مسائل ایمنی و نگرانی هایی اختصاص می دهیم که از جلسهقبل تا به حال به وجود آمده اند.

دستور کار استاندارد من به این ترتیب است: اطلاعیه ها، قدردانی ها، ایمنی، بودجه، به روز رسانی های پروژه ها، برنامه های زمانی مسافرت ها، میزگرد، موارد عملی

مثالی برای دستور کار جلسه ملاقات با کارکنان (۶۰ دقیقه):

اطلاعیه ها و اخبار ۱۰ دقیقه

قدردانی از کارکنان ۵ دقیقه

مسائل ایمنی ۵ دقیقه

وضعیت بودجه و برنامه ریزی ۵ دقیقه

به روز رسانی های پروژه ها ۱۵ دقیقه

برنامه ریزی های مسافرتی ۵ دقیقه

میزگرد ۱۰ دقیقه

موارد عملی ۵ دقیقه

۶– با کارمندان خود میزگرد تشکیل دهید.

در انتهای جلسه کاری با کارکنان، باید اطمینان یافت که در زمینه بیان مسائل، مشکلات محیط کار و نگرانی ها به رئیس، زمینه برای کارکنان فراهم شده است. انجام این کار به اعضای تیم کمک می کند از مواردی که در حال رخ دادن هستند آگاه شده و گفت و گو های سالمی درباره چالش های پیش روی تیم یا فرصت هایی جهت بهبودی در خارج از مرزهای شرکت ایجاد شود.

همچنین، از آنجایی که هر کس مشغول کارهای خود می باشد، این کار به کارمندان زمان معینی جهت برقراری ارتباط مستقیم را با مدیر خود می دهد. هرگز نباید ملاقات گروهی را بدون شرکت دادن دیگر اعضا خاتمه داد.

۷– با افراد صحبت کنید و بشنوید

مدیر چه دوست داشته و چه نداشته باشد، مهم ترین ابزار در جعبه ابزار مدیریت، صحبت کردن با کارمندان به عنوان یک فرد و نه به عنوان گونه ای زیر دست می باشد. در واقعی یکی از تفاوت های رهبر و مدیر در همین دیدگاه است که به کارمندان نگاه بالا به پایین نداشته باشید.

نیازی نیست که دستورات بر سر کارمندان فریاد زده شده و یا بحث به گفت و گویی جدی و پر تنش تبدیل شود. جلسات ملاقات با کارمندان، زمانی عالی جهت ارتباط با تیم خود بوده و امکان مطلع شدن از موارد پیرامون و چالش هایی را ارائه می دهد که کارکنان با آن ها مواجه هستند. سعی کنید برای کارمندان خود الگو باشید تا آنها رفتار در محیط کار را از شما بیاموزند و در محیط کاری رفتار حرفه‌ای از خود نشان دهند.

مدیر همواره می تواند موضوعی خاص را به صورت یک گفت و گوی خصوصی مطرح کند. اما نکته کلیدی اینجاست که باید مطمئن شد جلسات ملاقات با کارمندان به عنوان گفت و گو هایی دو طرفه انجام شده و جریان اطلاعات به صورت یک طرفه روانه نشود.

۸– منعطف بوده و برای وقت دیگران احترام قائل شوید

یکی دیگر از نکات مهم در جلسات اداری منعطف بودن است. در صورتی که مهم ترین چیز داشتن یک جلسه ملاقات با کارمندان است، دومین مورد مهم هدر ندادن وقت کارمندان است. در صورتی که اغلب افراد تیم شما در تعطیلات به سر می برند، جلسه را لغو کنید.

در صورتی که مورد جدیدی برای اطلاع دادن وجود نداشته و تیم جهت رسیدن به یک تاریخ زمانی می تواند استفاده بهتری از این وقت داشته باشد مدت این جلسه باید کوتاه شود.

هیچ نیازی نیست که برای پر بار نشان دادن جلسه کاری یک ساعت از وقت افراد گرفته شود. مدیر باید اطمینان یابد که با کارمندان سازگار و منعطف می باشد تا به نیاز های او و تیم پاسخ داده شود.

برگذاری یک جلسه ملاقات با کارکنان تنها درباره داشتن یک ارتباط موثر است. مدیر نباید از در دست داشتن تریبون بترسد. تنها باید درباره موارد در حال اتفاق و هر گونه مشکل یا مورد احتمالی گفت و گو کرد. افراد با انجام دادن این ۸ مورد می توانند به خوبی در مسیر تبدیل شدن به یک مدیر خوب قرار گیرند

Shafeiee    دی ۷, ۱۴۰۱