معمولا بیشتر وقت ادارات موسسات ، سازمان ها و هیات مدیرها صرف اجرای جلسات و نشست هایی میشود که اثربخشی و نتیجه حاصل از آن ها جای شگفتی برای هوشمندان و برای عموم مملو از ابهام ، سوال توام با امید دارد. اکثر مواقع در مجموعه ها به هزینه گزاف ، اتلاف وقت و زمان که بزرگترین سرمایه های زندگی شخصی و شغلی می باشد ، کم توجهی میشود و جلسات برگزار شده بدون حاصل یا با کمترین نتیجه ممکن  مانند دورهمی ها پایان می پذیرد .

هدف از برگزاری و تشکیل یک جلسه:

هدف از جلسه شامل كداميك از منظورهاي زير است؟
1- به مشورت ، اشتراك و تبادل تجربه و مهارت ها
2- كسب ، جمع آوری اطلاعات و مهارت از ديگران
3- دادن اطلاعات به سايرین
4- آموزش تحرك ذهني براي نظريه‌هاي جديد
5- حل و رفع مشكلات و چالش ها
6- برسی و ارزيابي پيشنهادات
7- تصميم‌گيري
8- طرح شكايات و انتقادات
9- اموزش ، درس و اندرز گرفتن
10- راهنمایی به ديگران دادن

11- بالا بردن روحيه  و توان گروه
12- تعریف پروژه ، تعيين اهداف و برنامه ریزی
13- مشورت براي بیلان گذشته و نحوه استفاده از سود حاصله
14- برسی گزارشات کارشناسان و جمع بندی انان

در مواردی که نباید جلسه برگزار کنید :

–         اگر نمي‌دانيد از نظرات ديگران چه مي‌خواهيد!
–         اگر مطلب بخصوصي براي بیان و گفتگو نداريد!
–        اگر به نظرات ديگران احتياجي نداريد!
–        از جلسه به عنوان جايگزين كار استفاده شود!
–        اگر كاري كه مي‌خواهيد انجام دهيد قبلا تصميم خود را گرفته‌ايد!
–        اگر دخالت ديگران برنامه کار شما را سخت تر كند!
–        براي عدم تصديق غیر اگاهانه

 

درهريك ازموارد فوق بهترين راه حل براي شما همان لغو جلسه است، زيرا انجام ندادن بسياري از فعاليت‌هايي كه انجام مي‌دهيد خود نوعي بهره وري است.

در موارد ذيل برگزاري جلسات توصيه مي‌شود :

–         مي‌خواهيد ارزیابی ، عملکرد ، پیشرفت کار ، توسعه ویا اطلاعاتی را در اختيار جمعی قرار دهيد،
–         به همراهی و رای سایرین در مورد ايده خود نيازمنديد،
–         به موافقت يكپارچه اعضاء احتياج داريد،
–         اگر در رابطه با ايده‌اي مي‌خواهيد به اعضاء و هم پیمانان انگيزه و انرژی بدهيد.

اداره جلسه :

از برگزاري جلسات در سازمانها زياد انتقاد مي‌شود.جلسات متعددي تشكيل مي‌شود كه باعث اتلاف وقت با ارزش مي‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شركت كننده در آنها ،گران تمام مي‌شود. جلسه فرصت زيادي براي افراد پرحرف  ايجاد مي‌كند. جلسه باعث كند شدن سرعت تصميم‌گيري و كم شدن شهامت افراد براي توكل و تهور مي‌شود. در آنها روي چيزهاي پيش پا افتاده بحث مي‌شود و موارد حقيقي ناديده گرفته مي‌شود و غيره.
در عين حال بسياري از كارهاي سازمان نمي‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفكري و كسب اطلاعات از يكديگر مي‌كنند. جلسه مي‌تواند اطمينان دهد افرادي كه نقطه نظرات مخالفي دارند از طرح آنها در جمع احساس رضايت مي‌كنند. آنها مي‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ شدن بهتر فعاليتها شوند. آنها مي‌توانند نظرات و راه‌حل‌هاي بهتري نسبت به راه‌حل‌هاي افراد وقتي به طور جداگانه كار مي‌كنند ارائه دهند و غيره.
دلايل زيادي براي بي‌فايده شدن جلسات وجود دارد. براي مثال ممكن است تشكيل جلسه لازم نباشد يا در وقت مناسبي تشكيل نشود يا كنترل ضعيفي داشته باشد. اما واقعيت اصلي اين است كه جلسات اجتناب‌ناپذيرند. پس چگونه مي‌توانيم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فوايد را درو كنيم. پاسخ اين است كه بايد جلسات را خوب ترتيب دهيم، اعم از اينكه رئيس جلسه يا فقط شركت كننده آن هستيم. بايد به چهار جنبه اصلي جلسات توجه كنيم :

1. ارزيابي جلسه
2.  تشكيل جلسه
3.  رياست بر جلسه
4.  شركت در جلسه

به همين منظور آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات ، مديريت جلسات و اقدامات بعد از برگزاري جلسات لازم و ضروري است و بايد به دنبال يافتن پاسخ سئوالات ذيل باشيم

1.  آيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟
2. آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟
3. آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد مي‌شوند ؟
4. آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟
5. آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟
6. آيا مستندات لازم و انتظارات به مدعوين اطلاع‌رساني مي‌شود ؟
7. آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟
8. مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟
9.  فاصله زماني بين ارسال و دريافت صورت‌ جلسات توسط مدعوين چقدر است ؟
10. آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟
11. آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟
12. آيا همه دستور كارها بررسي مي‌شوند ؟
13. ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟
14. چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟
15. آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟
16. ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟
17.  چقدر وقت جلسه رارئيس جلسه مي‌گيرد ؟
18.  چقدر وقت جلسه رادبير جلسه مي‌گيرد ؟
19.  فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر است ؟
20.  ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟
21.  چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟

برگزاري جلسات در نظام اداري اجتناب‌ ناپذير است اما چه كنيم كه كمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشكيل شده نيز در زمان كم و اثربخش باشد .

به نظر می رسد در راستای اثر بخشی جلسات و جلوگیری از اتلاف وقت توجه به نکات زیر موثر واقع گردد :

۱- هدف از اجرای جلسات به دقت بررسی و از ضرورت برگزاری جلسه اطمینان حاصل شود .

۲- بررسی فواید برگزاری جلسات (دقت درخصوص رعایت اصل هزینه – فایده و… ).

پاسخ به این سوال که ، برگزاری جلسه چه میزان اثربخشی خواهد داشت؟

آیا نتیجه حاصل از آن هزینه های ایجاد شده را پوشش می دهد ؟

در بحث هزینه ها منظور فقط هزینه های اجرای جلسه نبوده ، بلکه هزینه زمان از دست رفته از جمله مهم ترین عوامل ایجاد هزینه ها مد نظر می باشد .

مسائل قابل توجه جهت تشکیل جلسات

1.  تاریخ برگزاری جلسه با فاصله زمانی مناسب (مثلا یک هفته قبل ) به اطلاع مدعوین برسد .
2. شایسته است به فاصله دو یا یک روز مانده به تاریخ برگزاری جلسه ، با ارسال پیام کوتاه (sms- یا ارسال پیام به آدرس الکترونیکی (e-mail- زمان برگزاری جلسه یادآوری گردد .
3. با بهره گیری از فناوری نوین اطلاعات هم برای حاضرین در جلسه گوشزد شود .
4.  در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرین اطلاع رسانی شود تا با آمادگی کامل در جلسه شرکت نمایند.
5.  ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعایت گردد.
6.  زمان سخنرانی هر یک از حاضرین در ابتدای جلسه در صورت امکان طی زمان بندی به شرکت کنندگان ابلاغ گردد.
7.  دبیر یا مسئول جلسه در جهت رعایت زمان اختصاص یافته به هر یک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نماید.
8.  در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هر یک از شرکت کنندگان باید توجه نمود که هر کس با یادداشت برداری در زمان اختصاص یافته به خود می تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نماید و نباید در بین بیانات طرف مقابل وسط حرفهای او وارد شده و سخنرانی وی را قطع نمود.
9.  قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر ، کاغذ یادداشت و… مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان ، نشانه ی نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله گردانندگان جلسه را برای شرکت کنندگان تسهیل می نماید.
10.  در جلسات از انجام کارهای خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد
11.  دستور جلسه باید تا حد امکان ساده و کوتاه تهیه گردد.
12.  در ساعات اولیه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشیارتر می باشند، بنابراین بهتر است سعی گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتدای جلسه مطرح شود .
13. محل تشکیل جلسه طوری انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت های احتمالی باشد.
14.  در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنمایید و یا کاملا مودبانه در ابتدای جلسه از آنان در خواست نمایید که تلفن همراه خود را خاموش نمایند.
15.  مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجرای جلسه باعث دوری رخوت و بی حالی و خواب آلودگی در نزد آنها می گردد.
16.  حتی الامکان جلسات کوتاه و گویا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداری شود.
17.  در جلسات سازمانی از صحت عملکرد سیستم صوتی و تصویری ، سیستم رایانه ای و ویدئو پروجکشن و… قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل گردد.
18. ۱۶- در خصوص زمان و نوع پذیرایی دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است این کار در وسط جلسه به عنوان وسیله ای جهت رفع خستگی باشد. در هر صورت برنامه ریزی در خصوص پذیرایی قبل از اغاز جلسه انجام گیرد و در طول جلسه در این خصوص تعیین تکلیف نگردد.
19.  رعایت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامی باشد و قبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور یابند.در صورت عدم رعایت وقت شناسی با برخورد جدی مناسب در راستای فرهنگ سازی در این خصوص گام بردارید.
20.  جلسه را دقیقا برابر برنامه ارائه شده مدیریت نمایید.
21. از شرکت کنندگان در جلسه بخواهید در خصوص مطالب ارائه شده یادداشت برداری نمایند تا ضمن بهره برداری از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده های بعدی در اختیار داشته باشند. چه بسا حافظه ی افراد دارای ظرفیت های متفاوتی بوده و طبیعی است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نماید. این مسئله جو بی اعتنایی احتمالی موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در این خصوص استادی می گفت :” اگر دانشجویی بدون دفترچه یادداشت جهت طرح موضوعی به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وی خودداری می نمایم.”
22. دبیر جلسه یا یکی از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن یادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام نماید.
23.  هنگام تنظیم صورتجلسه از جملات کوتاه ، دقیق و مرتبط استفاده شود.

قابلیتهای سیستم مدیریت وظایف

سیستم مدیریت وظایف یک سیستم مبتنی بر وب می باشد و جهت سامان دهی و کنترل پیشرفت وظایف محول شده در سازمان ها می تواند مفید واقع شود. در این سیستم افراد به صورت سلسله مراتبی تعریف می شود و وظایف نیز به صورت سلسله مراتبی به وظایف کوچکتر شکسته می شوند. به تفکیک قابلیت های سیستم عبارتند از:

▪ پایگاه داده مبتنی بر MS SQLServer

▪ تعریف کاربران به صورت سلسله مراتبی

▪ تفویض اختیارات با شکستن وظایف به صورت سلسله مراتبی و تخصیص زیر وظایف به کاربران بر اساس ساختار تعریف شده برای کاربران

▪ اختصاص کارها سنگین به هر زیر مجموعه

▪ تعیین وضعیت و میزان پیشرفت کار و وظایف

▪ گزارش گیری از وضعیت و پیشرفت یک وظیفه و ماموریت واگذاری با توجه به پیشرفت زیر وظیفه ها

▪ بلوکه کردن یک وظیفه و یا ماموریت

▪ امکان مجتمع شدن با سیستم پست الکترونیکی جهت اعلام تغییرات در یک ماموریت و یا زیر وظیفه ها

آداب پوشش در جلسه نیز جزئ ملزومات و نشانه احترام به حاضرین جلسه در است. همچنین مدیریت جلسات