اهمیت چک لیست ها در زندگی و محل کار

انسانها مهارت را با آموزش و استادی را با پرورش بدست می آورند هر چه قدر این اموزش ها ، تکرار و پرورش بیشتر باشد در صد خطا کمتر و این نگهداری سلامتی انسانها و کاهش هزینه ها را بدنبال دارد یکی از مواردی است که سطح ایمنی و کاهش خطا ها را بدنبال دارد و  بایستی علاوه بر دستور کار همیشه در نظر گرفته شود عبارت ساده، چک لیست است ، لیستی که شما می توانید به اشکال مختلفی مانند فهرستی از سؤالات یا اقداماتی که باید انجام شوند وجود داشته باشند.تهیه نمایید.

چک لیست ها می توانند با چک باکس هایی همراه شوند که پس از تکمیل آن آیتم لیست، علامت زده می شوند. مردم نتایج یک چک لیست تکمیل شده را به عنوان قابل اعتماد و قابل اعتماد می پذیرند. بنابراین، از آن به عنوان کمک حافظه یا ابزار شغلی و کاری استفاده شوند تا اطمینان حاصل شود که همه مسائل در نظر گرفته شده اند.

علل شکست در برنامه و کارها

مغز انسان قادر است 4.7 میلیون کتاب را در حافظه نگه دارد. و با این حال، هیچ کمبودی در تاریخ  وجود ندارد. بنابراین، چرا با وجود اینکه می‌توانیم اطلاعات قابل توجهی درون حافظه  در اختیار داشته باشیم و همچنین از مهارت‌های زیادی استفاده کنیم، باز ما دچار چالش و شکست می‌خوریم؟

به عقیده فلاسفه، ما به دو دلیل می میریم: نادانی و ناتوانی.و عوامل شکست به شرح زیر است:

• نداشتن اطلاعات لازم و کافی برای انجام کار
• فراموشی

الف)روانشناس برنده جایزه نوبل از 2 سیستم در مغز ما سخن می گوید. سیستم اول یک سیستم سریع است که به ما امکان می دهد با حداقل تلاش کار کنیم. ما از این سیستم به طور خودکار برای انجام کارهایی استفاده می کنیم که طبیعی و مشهودی هستند. سیستم دوم یک سیستم کند است که نیاز به تفکر آگاه و آگاهانه دارد که انرژی و تلاش زیادی را می طلبد. ما هنگام تصمیم گیری های بزرگ و حل مشکلات از آن استفاده می کنیم. ما به طور غریزی ترجیح می دهیم از سیستم اول استفاده کنیم و به همین دلیل است که مغز ما عاشق چک لیست است. چک لیست ها به چشم زیبا ، آشنا و مختصر هستند.

مدیریت اطلاعات و داده ها

ب)یکی دیگر از عوانل شکست این است که حجم عظیمی از اطلاعات در سر ما گاهی غیرقابل کنترل می شود. افرادی که مشاغل پیچیده ای دارند، دانش و تجربه زیادی دارند. این افراد بسیار آموزش دیده و بسیار ماهر معمولاً افرادی سخت کوش با مسئولیت های حیاتی هستند. با گذشت زمان، زمانی که نیاز به استفاده از این دانش و تجربه ایجاد می شود، مستعد اشتباه می شوند. اینجاست که یک چک لیست ساده می‌تواند آن‌ها را بدون صرف زمان بیشتر از حد لازم در کارشان بهتر کند.

اثر بخشی چک لیست ها

استفاده از چک لیست در فضای کاری می تواند جان افراد را در هنگام چرواز، کار، اتاق عمل و… نجات دهد، از سقوط هواپیما ،فروریختن ساختمان جلوگیری یا مانع از دست رفتن یک فرد بی گناه به بند شود. چک لیست ها می توانند عملکرد شغلی را بهبود بخشند و به افراد کمک کنند تا به نتایج ثابت تری دست یابند. آنها یادآوری صریح حداقل اقدامات ضروری هستند. آنها روش های تأیید هستند و از نظم و انضباط به سمت عملکرد بالاتر پشتیبانی می کنند. چک لیست ها با دقت طراحی شده اند تا اطمینان حاصل شود که بررسی های اولیه همیشه قبل از انجام یک کار مهم تکمیل می شود.

ویژگی های یک چک لیست

Atul Gawande ، نویسنده مانیفست چک لیست، چک لیست بسیار خوبی را پیشنهاد کرده است که به موارد زیر اشاره کرده است:

• اول اینکه برای کاربرانش منحصر به فرد است.
• چک لیست استاندارد یک شروع است
• کاربران باید آن را مطابق با نیازها و گردش کار خود سفارشی کنند.

یک چک لیست خوب باعث ترویج فرهنگ کار تیمی و نظم و انضباط می شود. علامت زدن در مربع اول هر ایتم یا موضوع هدف نهایی نیست.

یک چک لیست باید تمامی موارد چالشی یش خوب بررسی و اصلاح می شود. همانطور که می دانید تنها چیزی که ثابت است تغییر است.

یک چک لیست خوب، دقیق، کارآمد و آسان برای استفاده، حتی در شرایط سخت است. این باید به اندازه کافی کاربردی باشد تا فقط حیاتی ترین مراحل را به کاربران یادآوری کند. نباید جایگزین تجربه، آموزش یا مهارت شود.

استفاده از چک لیست ها در تمامی امور

امروزه با ظهور نرم افزار های متعدد ، نرم افزارهای مدیریت پروژه و ابزارهای بهره وری هم شامل نوعی چک لیست هستند که به کاربران کمک می کنند کار خود را به طور موثر مدیریت و برنامه ریزی کنند. تیم‌هایی که معمولاً گردش کار خاصی را دنبال می‌کنند می‌توانند اشکال و قالب‌هایی را سفارشی ایجاد کنند یا از قالب‌های از پیش ساخته شده استفاده کنند. بنابراین، آنها می توانند یک گردش کار را بدون شروع از ابتدا یا از دست دادن هیچ مرحله ای تنظیم کنند.

مدیران و کاربران می توانند یک چک لیست به کارت های خود اضافه کنند تا وظایف فرعی را در سر رسید و یاداشت های خود پیگیری کنند. علاوه بر این، آنها می توانند چندین چک لیست را در یک یاداشت اضافه کنند. کاربران می‌توانند از لیست کارهای خود برای تقسیم وظایف خود به پروژه، تیم یا گروه خود استفاده کنند. که قابلیت‌های گزارش‌دهی و ارائه پیشرفته ‌تری را ارائه دهد.

یک چک لیست می تواند به معرفی اخرین بازرس و کارشناسانی که این کار را انجام دهند بپردازد پس چک لیست ها به منظور جلوگیری از شکست و ارتقای بهره وری کمک می کند. خطر در چک لیست ها نیست، بلکه در نحوه استفاده مردم از آنهاست. شیوه های مدیریت صحیح با مدیریت با چک لیست قابل تعویض نیستند. وقتی افراد برای همه چیز از چک لیست استفاده می کنند، برایشان خستگی ایجاد می شود. در نتیجه، آنها آنها را نادیده می گیرند و هدف چک لیست ها را نادیده می گیرند. چک لیست ها در درجه اول برای مرجع هستند. این جایگزینی برای آموزش خوب و مهارت های توسعه یافته نیست.

مزایای استفاده از چک لیست در محل کار

چک لیست برگی استاندارد شده ای از مراحل لازم برای کارهای تکراری است. چندین مزیت را ارائه می دهد. این به افراد کمک می کند تا سازماندهی و ساماندهی بهتر و بیشتری داشته باشند و اطمینان حاصل شود که نکته بجا مانده از هیچ مرحله مهمی در این فرآیند مبهم و جا افتاده نیست. چک لیست به ما انگیزه می دهد که با اعتماد و اطمینان دست به کار شویم و شرح وظایف مان را کامل کرده و به اهدافمان برسیم. چک لیست ها به ما کمک می کنند تا به سرعت حرکت کنیم، بروزتر ، اماده برای کارهای بعدی و کارآمدتر باشیم و در زمان صرفه جویی کنیم. این به نوبه خود به ما اجازه می دهد تا روی فعالیت های خلاقانه تری تمرکز کنیم. این به ما کمک می کند هنگام واگذاری وظایف، دقیق تر و مطمئن تر باشیم. شواهد نشان می دهد که یک چک لیست ساده می تواند به نجات جان انسان ها کمک کند. همچنین ما را قادر می سازد در مراقبت از مشتریان خود بهتر باشیم.

این مقاله را به اشتراک بگذارید

درباره نویسنده: خوزه ماریا دلوس سانتوس 9 دسامبر 2023

خوزه یک متخصص موضوع در زمینه مدیریت پروژه است. او با نوشتن صدها مقاله از جمله بررسی نرم افزارهای مدیریت پروژه، بررسی کتاب ها، بررسی سایت های آموزشی و مقالات کلی مرتبط با صنعت مدیریت پروژه، دانش گسترده ای را به دست آورده است.