مطمئناً همه ما تمایل داریم محل زندگی‌مان بی‌عیب و نقص و عاری از هرگونه مشکلی باشد. امروزه با توجه به افزایش جمعیت و تراکم در شهرهای بزرگ، مدیریت محل سکونت، خصوصاً در آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی فقط وابسته به ما نیست. باید توجه داشت اختلاف‌ سلیقه‌ها و فرهنگ‌ها نیز وقتی در کنار هم قرار می‌گیرند، ممکن است دردسرساز باشند. برای رفع مشکلاتی از این ‌دست نیاز به مدیری باکفایت، که آشنا به شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی باشد وجود دارد، تا با درایت خود آسایش و آرامش بیشتر را برای ساکنین فراهم کند. مدیریت مجتمع مسکونی گرچه به نظر کاری سهل و آسانی به نظر می‌رسد، اما در واقع مسئولیت بسیار سنگین و بعضاً پیچیده‌ای است.

اگر به ‌عنوان یکی از ساکنین ساختمان مسکونی با قوانین و قواعد مدیریت مجتمع‌های مسکونی و نقش هیئت ‌مدیره در آن آشنا نیستید در طول این مقاله می‌توانید با قوانین حاکم بر هیئت ‌مدیره ساختمان و مجتمع مسکنی‌های مسکونی یا تجاری آشنا شوید.

این مقاله شامل سرفصل‌های زیر می‌شود:

هیئت‌مدیره و مدیر ساختمان مسکونی چگونه تعیین می‌شوند؟

شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی و هیئت ‌مدیره

نکات مهم در خصوص مدیریت مجتمع مسکنی و وظایف هیئت مدیره

هیئت‌ مدیره و مدیر ساختمان مسکونی چگونه تعیین می‌شوند؟

آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی که بیش از سه نفر مالک داشته باشند برای اداره امور مربوط به ساختمان خود نیاز به مدیر ساختمان دارند.

مجتمع‌های آپارتمانی توسط یک یا چند مدیر که برای مدت محدودی تعیین‌شده و قابل عزل می‌باشند، اداره می‌شوند.

مدیریت مجتمع‌های مسکونی با ساکنین است.

این انتخاب در جلسه‌ای که تمام اعضای ساختمان مسکونی در آن حضور دارند از میان مالکین، برای مدت یک سال و توسط مجمع عمومی انتخاب می‌شود. گرچه بر اساس ماده ٧ آیین‌نامه اجرایی قانون، در اولین جلسه رسمی مجمع عمومی، ابتدا رئیس مجمع عمومی تعیین خواهد شد.

مجمع عمومی همان جلسه یا گردهمایی تمام ساکنین و مالکین ساختمان است .

تعداد اعضای هیئت‌مدیره باید فرد باشد.

در مجتمع‌های بزرگ وجود هیئت‌ مدیره ضرورت دارد و نمیتواند کمتر از ۳ نفر باشد.

تعریف مجمع عمومی :

مجمع عمومی جلسه‌ای است که تمامی مالکین ساختمان در آن حضور داشته و تصمیمات مربوط به ساختمان را با اکثریت آراء به تصویب می‌رسانند.

شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی و هیئت ‌مدیره

تعداد مدیران ساختمان از یک تا چند نفر قابل‌تغییر است و تعیین این تعداد توسط مجمع عمومی و با توجه به نیاز مشخص می‌شود.

مدیریت مجتمع مسکونی مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی است. در واقع تمام اقدامات مدیر یا مدیران صرفاً جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسیب و خرابی و انجام امور جاری مانند: نظافت فضای داخلی، زیبایی و رسیدگی به درختان و گیاهان و.. مربوط به آن است.

مدیر یا مدیران برای اداره امور ساختمان تابع تصمیمات مجمع عمومی مالکین هستند. فقط و فقط درصورتی‌که تصمیم مجمع عمومی در یک مورد یا مواردی خاص خلاف قانون تملک آپارتمان‌ها و آئین‌نامه اجرایی آن، یا خلاف سایر قوانین کشوری باشد مدیر یا هیئت ‌مدیره می‌تواند از انجام آن امتناع کند.

مدیریت مجتمع مسکونی نمی‌تواند فرد دیگری را به ‌جای خود جهت انجام امور ساختمان انتخاب کرده یا وظایف خود را به دیگری واگذار کند. بر طبق ماده ۱۹ آئین‌نامه تملک آپارتمان ها هیچ مدیری نمی‌تواند پس از انتخاب شدن از سوی مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده وظایف محوله خود را به فرد دیگری واگذار کند.

مهم‌ترین مسئولیت مدیریت مجتمع مسکونی حفظ و نگاهداری ساختمان و تأسیسات و تجهیزات مربوط به آن است. بنابراین بیمه کردن ساختمان در راستای وظایف مدیر یا مدیران است. سهم هر یک از مالکین به‌ تناسب سطح زیر بنای اختصاصی آن‌ها توسط مدیریت مجتمع مسکونی تعیین و از شرکا گرفته شده و به بیمه‌گر پرداخت خواهد شد. در صورت عدم اقدام به بیمه کردن ساختمان و بروز آتش‌سوزی، مدیر یا مدیران، مسئول جبران خسارات وارد شده به ساختمان هستند.

هزینه‌های جاری ساختمان یا مجتمع مسکونی، درصورتی‌که توافقی بین مالکین در این زمینه معین نشده باشد، با توجه به نوع هزینه جاری به دو دسته تقسیم می‌شوند.

طبق ماده ۴ قانون و ماده ۲۳ آئین‌نامه سهم هر یک از مالکین یا استفاده‌کنندگان از هزینه‌های مشترک، آن قسمت که ارتباط با مساحت زیربنای اختصاص دارد از قبیل آب، گاز، آسفالت پشت‌بام و غیره به نسبت به متراژ

سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیربنا ندارد، از قبیل هزینه‌های مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگهداری تأسیسات، باغبان، تزئینات قسمت‌های مشترک و غیره، به‌طور مساوی بین مالکین یا استفاده‌کنندگان تقسیم می‌شود..

هر شخصی اعم از مالک یا مستأجر یا استفاده‌کننده، در قبال پرداخت هزینه‌های مشترک ساختمان مسئول هستند.

طبق قانون، رسیدگی به اعترااضات در خصوص میزان هزینه ها با هیئت مدیره است و در صورت عدم رسیدگی،مالک می‌تواند به مراجع ذی‌صلاح مراجعه کند.

هیات مدیره مجتمع مسکونی

تائید اعتبار نماینده مالک جزو شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی است، به ‌موجب ماده ۹ آئین‌نامه، کسی که به‌عنوان نماینده یکی از شرکا تعیین ‌شده باشد، باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی، وکالت‌نامه معتبر خود را به مدیریت مجتمع مسکونی ارائه کند.

به‌موجب ماده ۱۲ آئین‌نامه ، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکا باید در صورت‌جلسه نوشته‌ شده و توسط مدیریت مجتمع مسکونی یا اعضای هیئت ‌مدیره نگهداری شود. تمامی صورت‌جلسات مجامع عمومی باید حفظ‌ شده و ، مفاد آن‌ها از مهم‌ترین مدارک قابل استناد در برابر مالکین، مدیران، ‌اشخاص ثالث، مراجع ثبتی، مراجع قضائی و اداری است.

تعیین زمان مجمع و اطلاع ‌رسانی به مالکین جهت حضور در جلسه مجمع عمومی نیز از ارکان شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی است.

به‌موجب ماده ۱۰ مکرر قانون، چنانچه مالک یا استفاده‌کننده یا مستأجر ساختمان مسکونی از پرداخت سهم هزینه‌های مشترک امتناع کند، هیئت مدیر یا مدیریت مجتمع‌های مسکونی موظف هستند که به‌وسیله اظهارنامه رسمی، که شامل ریز مطالبات و مبلغ بدهی است، به فرد مورد نظر اطلاع‌رسانی کنند. زیرا در صورت بروز مشکل تنها اظهارنامه رسمی مورد تائید مراجع قضایی است و مدیریت مجتمع‌های مسکونی نمی‌تواند مطالبات خود را که به‌صورت شفاهی یا به‌وسیله نامه معمولی یا نصب روی تابلو اعلانات اعلام کرده، اثبات کند.

پیگیری پرداخت بدهی‌های معوقه ساکنین نیز یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران است.

چنانچه مدیریت مجتمع مسکونی یا هیئت‌ مدیره پس از ارسال اظهارنامه نیز موفق به دریافت مطالبات خود نشدند، باید با مراجعه به اداره ثبت محل، اجرائیه دریافت کنند که عملیات اجرائی طبق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت.

پس از ابلاغ اجرائیه توسط دفتر اسناد رسمی، معادل بدهی بدهکار، اموال او بازداشت ‌شده و قیمت اموال بازداشت‌ شده توسط کارشناس، ارزیابی و سپس به حراج و مزایده گذاشته می‌شود و بدین‌ترتیب وجه‌طلب ساختمان وصول می‌شود.

پیگیری مطالبات و بدهی‌های ساکنین در رابطه با هزینه‌های مشترک یکی از اصلی‌ترین موارد در لیست شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی است.

برابر ماده ۱۲ قانون تملک آپارتمان‌ها ، دفاتر اسناد رسمی موظف می‌باشند در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و غیره، گواهی مربوط به تسویه‌ حساب هزینه‌های مشترک را که به تائید مدیریت مجتمع مسکونی یا هیئت ‌مدیره رسیده باشد، از مالک یا قائم‌ مقام او مطالبه کند.

ماده ۱۳ قانون تملک آپارتمان‌ها مشخص کرده است که تشخیص در مورد پایان عمر مفید ساختمان و فرسودگی آن و لزوم تجدید بنا و بیم خطر یا ضرر مالی و جانی ساختمان به عهده سه نفر از کارشناسان رسمی دادگستری است، که انتخاب کارشناسان مزبور به عهده مالکین بوده و درصورتی‌که مالکین ساختمان در این خصوص توافقی نداشته باشند وزارت مسکن و شهرسازی با درخواست مدیریت مجتمع‌های مسکونی یا هیئت ‌مدیره اقدام به انتخاب کارشناسان خواهد کرد.

چنانچه مجمع عمومی ساختمان با اکثریت آراء تصویب کند که مجموعه ساختمان نیاز به بازسازی دارد، اجرای این مصوبه بر اساس تبصره ۱ ماده ۱۳ قانون به عهده مدیریت مجتمع‌های مسکونی است که به نمایندگی از طرف مالکین اقدامات مورد نیاز را در این رابطه اجرا کند.

درصورتی‌که یک یا تعدادی از مالکین پس از تصویب  بازسازی ساختمان، واحد خود را جهت انجام امور مربوط به بازسازی تخلیه نکنند، مدیریت مجتمع مسکونی می‌تواند با مراجعه به مراجع قضایی پس از تعیین کردن مکان مناسبی جهت اسکان توسط دیگر مالکین، حکم تخلیه آن واحد را اخذ کند.

نکات مهم در خصوص مدیریت مجتمع مسکونی و وظایف هیئت مدیره

علاوه بر موارد یادشده که تحت عنوان شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی ذکر شد موارد دیگری هم وجود دارد که چه به ‌عنوان مدیریت مجتمع مسکونی یا عضو هیئت ‌مدیره یا حتی مالک باید از آن‌ها مطلع باشید:

طبق ماده ۷ آیین‌نامه اجرایی مجمع عمومی مالکین باید حداقل یک ‌بار در سال تشکیل شود. در جلسه مجمع عمومی اصولاً مالکین آپارتمان‌ها شرکت می‌کنند، اما مالک می‌تواند به‌جای خود نماینده‌ یا درصورتی‌که چند نفر مالک یک قسمت اختصاصی باشند باید طبق ماده ٧ قانون تملک آپارتمان‌ها از طرف خود یک نفر را برای شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی کنند.

بر اساس تبصره ماده ١٢ آیین‌نامه اجرایی، تصمیمات به تصویب رسیده توسط اکثریت آراء مجمع باید ظرف ده روز به ‌وسیله مدیریت مجتمع‌های مسکونی به مالکین غایب اطلاع داده شود. طبق ماده ١٣ آیین‌نامه اجرایی و به استناد ماده ۶ قانون تملک آپارتمان‌ها، تصمیمات مجمع عمومی برای کلیه مالکین الزام‌آور است و مالکین و ساکنین محترم آن‌ها را رعایت کنند.

طبق قانون در صورت استعفا، فوت، عزل یا حجر یک یا چند نفر از مدیران قبل از اتمام مدت مدیریتشان، مجمع عمومی فوق‌العاده باید جانشین هر یک از آن‌ها را انتخاب کرده و درصورتی‌که سه نفر یا بیشتر از اعضای هیئت ‌مدیره به دلایل ذکرشده از هیئت ‌مدیره خارج شوند، مجمع عمومی فوق ‌العاده باید به‌منظور تعیین اعضای جدید هیئت‌مدیره تشکیل شود.

تصمیمات مدیریت مجتمع مسکونی یا هیئت‌ مدیره با اکثریت آراء معتبر است.

مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به ‌عنوان خزانه‌دار تعیین کرده و خزانه‌دار موظف است دفتر ثبت درآمد و هزینه داشته باشد، که هزینه‌ها و دریافتی‌ها با پیوست قبوض و اسناد مربوطه در آن ثبت و برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی تسلیم شود.

طبق ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها مجمع عمومی ساختمان این اختیار را دارد که از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان به‌عنوان مدیر جهت اداره امور ساختمان استفاده کند.

پس از ارسال دعوت ‌نامه به مالکین جهت حضور در جلسه مجمع عمومی، ممکن است همه آنان امکان حضور در جلسه مجمع (اعم از عادی یا فوق‌العاده) نداشته باشند. در این صورت چنانچه جلسه با حضور اکثریت لازم، رسمیت پیدا کند، تصمیمات آن‌ها برای همه ازجمله مالکین غائب نیز لازم به اجراست.

طبق ماده ۱۰ مکرر قانون هرگاه مالک یا استفاده‌ کننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد، مدیریت مجتمع‌های مسکونی یا هیئت‌مدیره می‌توانند به تشخیص خود با توجه به امکانات از دادن خدمات مشترک (مانند شوفاژ، تهویه مطبوع آب گرم (نه آب سرد)، برق، گاز و …) به ایشان خودداری کنند. بدیهی است مدیریت مجتمع‌های مسکونی به‌طور قانونی نمی‌توانند و نباید پیش از ارائه اظهارنامه به مالک یا استفاده‌ کننده او را از خدمات مشترک محروم کنند.

افرادی که متقاضی عهده‌دار شدن مدیریت مجتمع‌های مسکونی هستند، می‌بایست شرح وظایف مدیر ساختمان مسکونی را مطالعه کرده و به اصول آن پایبند باشند. همچنین یک مجتمع مسکونی می‌تواند یک یا بیش از یک مدیر با توجه به نیاز مجتمع داشته باشد.